Предлагаю форумчана обсудить проект, связанный с моделирование деятельности деканата вуза.
Задача проекта не построение системы автоматизации деловых процессов деканата, а выявление, типизация и построение всесторонних моделей деловой  деятельности деканата:
выявление целей деканата,
выявление деловых процессов и видов деятельности деканата
общее бизнес-моделирование деятельности деканата

В качестве исходных данных для исследования можно предложить документ, релгаментирующий деятельность и функции декана.
По сути деканат является одним из инструментов реализации обязанностей декана по управлению факультета в целом.
Управление факультетом так же занимается и ученый совет факультета, председателем которого является декан. Таким образом и ученый совет, и деканат - являются инструментом управления и организации деятельности факультета.

Для определения границ системы - деканата, приведу основные направления деятельности ученого совета факультета:

1.   решает вопросы совершенствования управления учебно-воспитательным процессом на факультете;
2.   определяет основные направления научной и методической деятельности факультета;
3.   проводит конкурсный отбор аспирантов, старших преподавателей и доцентов, обсуждает и принимает решения о рекомендации ученому совету университета о кандидатах на должности декана факультета, заведующих кафедрами, представлении к ученому званию профессора, доцента, старшего научного сотрудника;
4.   из числа наиболее опытных преподавателей факультета формирует научно-методический совет, периодически заслушивает его председателя о работе НМС;
5.   рассматривает проекты учебных планов и программ;
6.   подводит итоги экзаменационных сессий, производственной и преддипломной практик, итоги сдачи междисциплинарных экзаменов по специальности, защиты квалификационных работ в ГАКах;
7.   обсуждает отчеты декана об учебной, учебно-методической, научной и воспитательной работе факультета;
8.   утверждает индивидуальные планы заведующих кафедрами и планы работы кафедр;
9.   разрабатывает мероприятия по улучшению качества подготовки специалистов;
10.   вносит предложения на ученый совет ИГХТУ по изменению устава ВУЗа.

А также основные направления деятельности декана:

1.   организует и осуществляет руководство учебной, методической, воспитательной и научно-исследовательской работой на факультете;
2.   формирует с участием заведующих кафедрами штаты профессорско-преподавательского состава и учебно-вспомогательного персонала факультета, осуществляет распределение педагогической нагрузки кафедр и контроль за подготовкой и выполнением индивидуальных планов преподавателей;
3.   руководит организацией и осуществляет текущий контроль за учебным процессом, производственной практикой студентов;
4.   организует контроль за текущей успеваемостью студентов, ходом зачетно-экзаменационной сессии; переводит студентов с курса на курс, допускает студентов к сессии, сдаче итоговых междисциплинарных экзаменов, к защите квалификационных работ дипломированных специалистов, магистров и бакалавров, разрешает повторную сдачу экзамена с целью повышения оценки в соответствии с положением о курсовых экзаменах и зачетах;
5.   решает вопросы, связанные с отчислением, восстановлением и переводом студентов;
6.   совместно со стипендиальной комиссией факультета назначает в пределах выделенных фондов стипендии и социальные пособия студентам, решает вопросы оказания материальной помощи студентам и аспирантам в рамках выделенных средств;
7.   решает вопросы организации научно-исследовательской и других видов творческой работы студентов факультета;
8.   осуществляет контроль за работой аспирантов факультета, повышение квалификации профессорско-преподавательского состава;
9.   руководит внеучебной воспитательной работой на факультете, совместно со студсоветом и общественными организациями контролирует вопросы вселения и проживания студентов в общежитии;
10.   издает распоряжения в пределах полномочий, оговоренных выше, обязательные для исполнения сотрудниками и студентами факультета, готовит проекты приказов по основной деятельности факультета.

Возможно, я действую не совсем по нужному сценарию. Надеюсь, более опытные товарищи :-) меня поправят.

Выделим цели

Главная цель: управление деятельностью факультета вуза (возможно - организация учебного процесса на факультете вуза)
1. управление учебной деятельностью
1.1. Организация и осуществление текущего контроля за учебным процессом
1.2. Организация производственной практики студентов ??
1.3. организация и осуществление контроля за текущей успеваемостью студентов
1.4. Решение вопросов с отчислением, переводом и восстановлением
1.5. назначение стипендии, социальных пособий или оказание материальной помощи
1.6. организация и контроль за ходом зачетно-экзаменационной сессии: допуск на сессию, к ГЭ, защите квалификационных работ;
2. управление методической работой
2.1. формирование штатов ППС и УВП на кафедрах (декан в месте с завкафедрами)
2.2. распределение педагогической нагрузки по кафедрам
2.4. контроль за подготовкой и выполением индивидуальных планов преподавателей
3. управление воспитательной работой
4. управление научно-исследовательской деятельностью

Список действующих лиц, так или иначе заинтересованных в работе деканата

Действующее лицо	Цели
Студент	Узнать текущую успеваемость, рейтинг Получить допуск к сессии Продлить сессию Получить разрешение на пересдачу экзамена Получить допуск к государственному экзамену Получить допуск к защите дипломной работы Получить академотпуск Восстановится Получить социальное пособие(стипендию) Получить материальную помощь Получить место в общежитии?
Преподаватель	Проставить текущую успеваемость, рейтинг Принять экзамен, зачет Решить проблемные вопросы
Завкафедрой	Предоставить индивидуальные планы преподавателей Назначить кураторов групп Решить проблемные вопросы

Попутно вопрос. Деканат состоит из декана, замдеканата по дневному отделению, замдекана по заочному отделению и 2-3 методистов. Считать ли их исполнителями? Или например Декана выделить во внешние лица?

Хотелось бы спросить тех аналитиков, которые действительно имели и имеют опыт разработки таких систем, процессов, задач с нуля скажем.

Поскольку начальной целью проекта является вообще описание системы как она есть, т.е. как я полагаю изучение существующих бизнес-процессов, с возможной их переорганизацией, то хотелось бы услышать рекомендации о том, как правильно проводить анализ, какие нотации лучше использовать, какими инструментами воспользоваться, какие шаблоны документов и решений имеет смысл применить в данном случае...

Проект чисто учебный - не коммерческий - выполняется бакалавром под моим руководством. Поскольку задача и для меня новая, я особенно тщательно стараюсь курировать эту работу...

Немного уточним цели проекта или исходную задачу проекта.

Требуется изучить документооборот, связанный с учебной дейятельностью деканата.


Можно выделить три главных направления:
мониторинг успеваемости и посещаемости:
        подготовка рейтинговых ведомостей перед началом каждого семестра;
        передача рейтинговых ведомостей к контрольным срокам на кафедры;
        заполение ведомостей преподавателями кафедр;
        возращение ведомостей в деканат;
        ввод и корректировка текущего рейтинга в систему "Студент"
        предоставление студентам информации об успеваемости
        решение конфликтных ситуаций между студентами и преподавателями
        мониторинг работы преподавателей
(как мы видим данное направление тесно связанно с существующей ИС "Студент". Здесь в первую очередь интересно узнать охватывает ли данная система все потребности работников деканата в мониторинге и учете учебного процесса. Вполне возможно произвести автоматизацию документооборота рейтинговых ведомостей: например преподаватель на своем рабочем месте может зайти в интерфейс некой системы, где и формирует данную рейтинговую ведомость в контрольные точки, а работник деканата проверяет правильность ее заполнения и утверждает ее, после чего данные попадают в систему "Студент". Поскольку по итогом семестра и эзаменов формируется рейтинг, который влияет на стипендию студента, правильность, достоверность и безошибочность заполениния такой информации - очень важна)

обеспечение проведения сессии
        выдача допуска на сессию
        подготовка и распространение экзаменационных ведомостей
        получение и обработка заполенных экзаменнационных ведомостей
        ввод данных по итогам сессии в систему "Студент"
        подведение итогов сессии, формирование статистики, вычисление общего семестрового и суммарного рейтинга, формирование на его основе списков стипендиатов
        выдача квитков, организация аппеляционных комиссии
        перевод студентов по итогом годичной сессии на следующий курс
        закрытие сессии
(Здесь мы видим тоже взаимодействие с системой Студент. Инофрмация накапливается и на 5 курсе является основой для печати вкладышей в диплом. Важным также является фиксация задолжников, грамотная работа по ним, учет квитков на экзамены (в случае неявки студента или в случае продления сессии))

решение текущих вопросов студентов
        продление сессии
        предоставление академического отпуска
        восстановление на курс
        отчисление
        выделение материальной помощи
        выделение социальной стипендии 
(Менее всего нуждается в какой-либо автоматизации, за исключением функция предоставления академического отпуска (перевод в так называемую нулевую группу) и восстановление).

Вопрос отстается открытым:
1. имеет ли смысл проводить в данном случае бизнес-моделирование.
2. ограничиться ли только изучением предметной области - т.е. построения концептуальной диаграммы классов
3. что будет являться в данном случае бизнес-моделированием - изучение внешних действующих лиц и их потребностей, или изучение потребностей внутренних действующих лиц - исполнителей этих самых процессов: работников деканата, декана.

К сожалению работники деканата и сам декан - не может поставить перед нами проблему. Она как бы есть, но ее все же нет:-))
Через студентку я пытался выяснить, может проблема в системе Студент? Ответ не понятны - работники деканата вроде говорят есть некоторые проблемы, создатели системы утверждают - проблемы в работниках, не хотят делать как все - мол все деканаты устраивает, только Ваш не устраивает.

Конечно я могу посоветовать студентке выдвинуть некоторую гипотетическую проблему: типа при существующей системе документооборота возникает то, возникает се, работнику деканата приходится то, приходится се, есть вероятность подделки документов студентами ... Но все это не очень серьезно.
Вероятной задачей может служить простая мода на информационные технологии, тем более декан сам где-то АйТишник. Вполне допустимо - сложность составления итоговых отчетов, несмотря на существующую систему Студент

1. имеет ли смысл проводить в данном случае бизнес-моделирование.

Да, ты же сам и ответил на свой вопрос:

Требуется изучить документооборот, связанный с учебной дейятельностью деканата.

2. ограничиться ли только изучением предметной области - т.е. построения концептуальной диаграммы классов
3. что будет являться в данном случае бизнес-моделированием - изучение внешних действующих лиц и их потребностей, или изучение потребностей внутренних действующих лиц - исполнителей этих самых процессов: работников деканата, декана.

Мне кажется, что если требуется узнать как же все это работает, то только "концептуальной диаграммы классов" здесь не поможет, нужно более детальное БМ, т.е. описание всех процессов внутри, т.е. бизнес-работников, потоков действий  и т.д. Как уже говорилось ЮМЛ - не лучшее средство БМ, но и на БДВИ можно показать цели внешних лиц, а в сценариях расписать последовательность.

3. Автоматизация деятельности деканата

Ну уже 1000 раз говорили, что целью "автоматизация" не может быть. Ну откуда ты сейчас знаешь что нужна автоматизация, особенно при обследовании БП?

Достаточно четкую цель поставил Эд:

Изучить документооборот, связанный с учебной дейятельностью деканата

О целях можно спорить бесконечно, не вижу особой разницы между целью изучить именно документооборот деканата и подцелями:

1. создание пакета регламентов внутренней деятельности деканата
2. создание пакета "инструкций по применению" для студентов, позволяющих им быстро решать свои проблемы с участием деканата

Давай Эд решит, каким целям отвечает его БМ, и продолжим, спорить дальше не будем.
Вот, например, цели БМ по РУП: http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?tid=370422&hl=rup#3513445

Брэк, господа!

Могу пояснить предысторию вопроса.

Бакалаврская работа. Девочка работает нынче в деканате. Декану захотелось иметь описание всех процессов в деканате. Была спрошена, а ЗАЧЕМ? Ответ оказался невнятным, вернее скажем так  - чтобы было, пусть мол девочка учится анализу. В ходе 3 месячной работы - были завалены всякими фактами, знаниями, данными и прочими артефактами. Лично я с первых моментов говорил об ясности цели? Что и для чего? Повысить качесвто контроля обучения? Улучшить показатели факультета? Провести реинжиниринг и оптимизацию сущестующих процессов? И каких?

Вскоре стало ясно, что такая задача слишком многоаспектна - решили сократить область расмотрения только учебной деятельностью - некоторые ее функция я описал. Но цель опять не понятна, что же делать как быть?
В ходе дискусиии с деканом и с девушкой обнаружилось недовольство определенными моментами работы:
1. Сущестующая система Студент не позволяет делать ряд нужных с точки зрения работников отчетов
2. Сущестующая система не имеет инструментов контроля и сопровождения квитков
3. Есть сложности с востановлением студентов (возможен дефект модели ПрОб)
4. Неавтоматизированы процессы связанные с такими вопросами как академ отпуск, матпомощь, социальная стипендия (не ясно нужно ли их вообще автоматизировать на данном этапе)
5. Просмотр успеваемости и ее контроль - по старинки, через ведомости. Студенты хотя узнать информацию об оценках, беспокоят работников, отрывают их время

Т.е. работа в целом не идеальна, кроме того сбор сведений по преподавателям(статьи, учебники, работа со студентами) все это рутинная кропотливая работа.

Поскольку задача чисто учебная (пока) то естественно тут подойдет любая постановка задачи и целеполагание, которое будет раскрывать потенциал студента.

Студентке я посоветывал идти по пути реинжиниринга процессов учебной деятельности. Для начала быстро построить, выделить и идентифицировать основные процессыучебной деятельности, описать как они происходят сейчас и выявить существующие проблемы. ранжировать проблемы, найти причины проблем, определися с тем что собственно нуждается в решении и может быть решено.

Общаяцель проекта именно обследование -без построение каких-либо инструментов автоматизации

Сергею: изучить - это может быть очень хорошей целью. В данном случае с учебной целью:-) С целью приобретения навыков и умения :-)
Я особо не вмешиваюсь в процесс познания студентки (время пока терпит), лично я не навязываю ей свое видение или ощущения. У нее должна у самой возникнуть потребность в цели. Пусть она ее сама себе ставит, тем более она ведь и работает в деканате:-)

Но в целом, Сергей, я бы вычленил твою 4 цель: реинжиниринг

Это очень плохо. Результат проекта, соответственно, будет общим и бесполезным.

Абсолютно согласен. Потому я убеждал декана и свою дипломницу, определится таки с целью. Что вы хотите? Мне казалось естественным что-то там автоматизировать:
автоматизировать скажем процес просталения рейтинга в контрольные точки, уменьшить число ошибок, ускорить процесс сбора первичной информации, заменить бумажный документооборот на электронный, дать возможность студенту получать полный внятный доказательный отчет о его успеваемости, рейтинге, чтобы он мог поспорить если нужно, или родители могли поконтролировать его успеваемость. Да пока общее количесвто студентов не так велико около 1000  - работы в общем не так уж много, но что будет при увеличении их числа?

Могу предложить взять одну проблему и поставить задачу предложить концептуальное решение в виде организационного регламента или ТЗ на доработку автоматизированной системы.

Уже, поставил девушке задачу - выявить и донести до меня все проблемы. Тут понимаешь какая еще забавная ситуация. Я не полностью владею информацией, на каждой новой встречи, я задаю 10 другой вопросов. Девушка скурпулезно записывает, но результат все равно пока не важный. Я чувсвтую почему - поскольку неясна цель, непонятно что получить на выходе.

Это не цель - это вообще неизвестно что. Допустим, я говорю: "Я изучил", как ты проверишь, какие вопросы будешь задавать?

Хочу научиться читать - а чем плоха цель? ИЛи хочу научиться владеть каратэ? Ты спросишь, а зачем? А чтобы с ума не сойти, чтобы была цель в жизни, чтобы получить в будущем номральное здоровье, чтобы уметь себя защитить вслучае чего? Чтобы поразить девушку? Но будут ли эти цели действительно целями?
Да цель изучить что-то слишком абстрактна, но слишком абстрактно поставлена задача:-) Вообще как я понял цель была переплюнуть кафедру экономики, которая в свое время сделала набор IDEF0 диаграмм по менеджменту качества образования (надо сказать с кучей ошибок и не понятно зачем, но ректору понраилось:-)

Есть два варианта: или ты сам фиксируешь цель в задании студенту. или ставишь четкую задачу на первый этап: сформулировать цель.

Именно так я и сделал, предложил ей в течение ближайшей недели придумать цели, подсказал как к ним прийти. Правда тут посмотрел назначение бизнес-моделирования в RUP и обнаружил, что одной из его задач - выявление проблем и возможных способов их устранения...

Ты уверен, что уже привил ей такой навык перед тем, как спрашиваешь его наличие?

Не уверен, хотя делал все от меня зависящее. Но как говорится: хочешь научится плавать, плавай!

Хорошо - это теплее. Теперь скажи, какие проблемы должен режить реинжиниринг.

жду результатов обнаруженных проблем. Тут есть трудность, люди довольно долго работающие в той или иной сфере, понимающие проблемы, часто смиряются с ними и забывают их. И в результате не в состоянии их увидеть.
Например при беседе я говорил что четко вижу проблему неэффективности рейтинговой системы - поскольку она формальна, в ней нет инструмента поощрения и наказания , вернее есть, но действует она не на причины, а на следствия. Фактически стимулирует человека получать высокий бал, когда уже поезд ушел. Т.е. нет обратной связи. Например я посылаю в очередную контрольную точку ведомость. Рейтинг такого-то студента 0, пропусков максимально возможное число. Никакой реакции со стороны деканата. Мне потом говорят, вот если вы напишите накладную - типа такой-то студент ниразу не посетил занятия. Я говорю а где логика? Зачем собирать сведения о рейтинге и посещаемости? Для чего она нужна? Оказывается важна она только при подведении итогов сессии.Т.е. человек уже совершил приступление - а мы его потом наказали, вместо того, чтобы попытаться предотвратить оное.

Да вот еще хотел добавить размышлений.
Предположим, что вуз планирует внедрить корпоративную систему управления учебных процессом и не только.
В настоящий момент весь документооборот, все учебные процессы ведутся по бумажной технологии. Есть вкрапления автоматизации: бухгалтерия, немного отделы кадров, чуток студентческий отдел кадров.
Будем считать назрела необходимость замены ручного рутинного труда на автоматизированный, переход с бумажного документооборота на электронный, автоматизация важных учебных процессов: составление расписания, расчет нагрузки, учет студентов и т.п.
Важной задачей в этом случае является предпроектное обследование, выявление специфики процессов, построение моделей для последующего проектного решения на базе имеющихся инструментов.
Составляющей частью будет естественно исследование работы деканата. Как мы выяснили работа деканата многозначна и достаточно широка. В ней можно выделить ряд достаточно самостоятельных направлений деятельности, одним из важных является учебная работа. Требуется понять как проходит эта работа, выявить проблемные и узкие места, определить круг работ или процессов, которые действительно можно автоматизировать: т.е. снизить долю ручного труда, автоматизировать контроль за исполнением и движением документов, что-то другое.
Как в таком случае сформулировать корректно цель? Задачи?

Все зависит от. В твоей постановке тебе нужна модель, позволяющая моделировать нагрузку с целью определения потоков и загрузок для последующей оптимизации оных... Надо отметить, что это достаточно тяжелая задача, которая редко (в полном масштабе) может быть решена даже в коммерческой организации, денежно заинтересованной в улучшениях.
Если есть четкое представление на концептуальном уровне, что автоматизировать, то задача так и ставится.
Вполне возможно, что все и сразу не нужно, может, решение задачи учета студентов и составлениы расписаний ты устраняешь 80% имеющихся проблем... А может и нет..

Да не, расписанием мы не будем заниматься. Это уже пройденный этап - тут нужен хороший финансовый подход.
Деканат расписаниемне занимается, я просто сказал, что исследование работы деканата -есть часть по исследованию процессов в вузе в целом для их возможной автоматизации. составление расписание занятий дело сложное, но не единственное

Здрасти, а случаем ВУЗ который вы моделируете не СТАНКИН?
Очень мне напоминает его все бизнес процессы и система оценки студентов=)))
А вообще проблема многих ВУЗов нашей страны не в процесном подходе а функциональном=((, т.е. им не важен результат, им важен сама функция того или иного подразделения(кафедры)

Здрасти, а случаем ВУЗ который вы моделируете не СТАНКИН?
Очень мне напоминает его все бизнес процессы и система оценки студентов=)))
А вообще проблема многих ВУЗов нашей страны не в процесном подходе а функциональном=((, т.е. им не важен результат, им важен сама функция того или иного подразделения(кафедры)

Нет не СТАНКИН. Все нормальные вузы одинаковы, это только ненормальные вузы не нормальны по своему:-))
А насчет важности функции - все может быть, не замечал у себя...