сейчас я столкнулась с тем, что не знаю, где мне прописать такие требования к системе, как ограничение полей, обязательность заполнения, взаимосвязи сущностей. Так, чтобы один раз написал спецификацию, где пользователь\заказчик сразу увидел четко обозначенные поля, что вводим, где выбираем, затем подписал это и все! А сейчас у нас постоянно добавляются новые поля, не можем разобраться с форматом вводимых данных. Вобщем ситуация бедственная! 
Во-первых, давайте успокоимся :-)
Во-вторых, вероятно в вашей организации нет четкого процесса разработки и налаженной системы отслеживания и управления требованиями. Но все-таки какие-то стандарты приняты. Хотелось бы узнать, какие стандарты приняты, какие шаблоны и технологи используете или предпочитаете, какими интсрументами пользуетесь.
Читая вашу беду, сразу подумал о Вигерсе и о его примерах в книге,
тут вот сделал перевод его примеров, ну а саму книгу найдете думаю.
В частности в них есть такое понятие как словарь данных. Весьма полезная вещь, но возможно не всегда строго необходимая. Ведь модель классов явно и неявно будет уже содержать всю эту информацию.
Согласитесь, что не поле формы определяет тип данных, а данные тип поля формы. Однако о словаре - в нем достаточно точно и формализовано описано, что есть каждое данное - его тип если требуется, ограничения и т.п. Посмотрите сами.
Модель данных и словарь очень полезны - они взаимодополняют друг друга, просто одно лучше представить как модель визуальную, другое как модель текстуальную.
Набор бизнес правил тоже очень полезен - поскольку определяет условия, ограничение, правила проверки и т.п.
Кроме того используя Visio, или
Enterprise Architect, или
Visual Paradigm CE, Access наконец можно разработать сразу концепции форм и трассировать их к тем элементам данных в словаре, модели данных, правилам и ограничениям.
Ваши проблемы и задачи