По первому пункту: Придется мониторить весь документ при изменении, а не один раздел.
Это гораздо легче, чем заставить программистов искать "свои" поля в какой-то общей свалке. Особенно когда их много.
Кроме того, валидация может быть условной, тогда отрывать правила валидации от логики формы вообще неразумно.
Описывать поля формы надо в разделе с описанием этой формы. Вынесете куда-то еще - сильно увеличите риск того, что прописанное не будет реализовано (или будет реализовано не так).
Обычно заводят или отдельный столбец в описании полей, или отдельную таблицу, если писать много.
P.S. Кстати, про валидацию вообще и "условную" в частности. В отечественной практике эта активность издавна носила куда более осмысленное и говорящее само за себя название "форматно-логический контроль" (он же ФЛК). Ух, сколько аналитиков и проектов набили шишки из-за банального незнания этого названия...