Есть процесс , получения паспорта описанный с помощью диаграммы последовательности (см. вложение).
На диаграмме необходимо отобразить процесс (периодического) мониторинга Гражданином на портале статуса паспорта (готов/не готов), сейчас этот процесс отображен "зеленым" цветом, для наглядности.
Как правильно можно отобразить данный процесс?

1. Зачем мешать все в одну корзину?
Цель диаграмм облегчить понимание, выделив суть. Запихнув все на одну диаграмму вы снижаете ее понимание. Удалите зеленое вообще и опишите только словами. Если уж удалять не хотите, то сделайте две диаграммы (зеленое отдельно).

2. Для такого процесса я бы использовал диаграмму деятельности. Или вообще нотацию BPMN 2.0

Согласен с предыдущим оратором по п.1, но если хочется на той же Д, то можно так:

Я напишу так, как обычно пишут на русских форумах — т.е. когда вместо помощи объясняют, насколько, как и почему автор — м***к.

Ну так вот, процесса «мониторинга готовности паспорта» не должно быть в принципе, т.к. это пустая потеря времени, а должно быть информирование о статусе по смс или электропочте.

А если вы описываете пресловутый AS-IS, то то же самое, не теряя времени, можно описать словами.

Ну так вот, процесса «мониторинга готовности паспорта» не должно быть в принципе, т.к. это пустая потеря времени, а должно быть информирование о статусе по смс или электропочте.

От мониторинга готовности паспорта нельзя отказаться по ряду причин:
1. Сменился номер телефона
2. Забыл пароль почты
3. Сбой при доставки письма/СМС
4. Большая протяженность по времени (сколько можно будет дожидаться ответа на запрос от ФОИВ?).
  а. Можно уведомлять о промежуточных статусах (анкета получена, анкета проверена, подтверждение личных данных запрошено, паспорт изготавливается, паспорт готов) но это лишний спам.
  б. Не учитываются возможные сбои ПО и снижается контроль со стороны получателя услуги.
И можно еще кучу причин придумать. Оповещение может быть лишь как впомогательная функция.

По теме согласен с отписавшмися ранее, можно описать словами.

Как правильно можно отобразить данный процесс?
пример.jpg

Если судить формально, то на предложенной Вами диаграмме ошибка. Гражданин посылает синхронное сообщение порталу. Портал его получает, и начинается спецификация выполнения (прямоугольник на линии жизни). Затем происходит возврат ID, но спецификация выполнения не заканчивается, продолжается дальше, так что в неё же приходит второе синхронное сообщение от Гражданина. Это не по стандарту. Советую вообще убрать спецификации выполнения и заменить все синхронные сообщения на асинхронные. После чего поместить всё кроме "зелёной части" в первый отдельный блок (операнд взаимодействия), а "зелёную часть" во второй блок и объединить блоки в комбинированный фрагмент оператором par. См. тут. Par указывает, что запросы на мониторинг могут идти параллельно обработке анкеты. В блоке с "зелёным" можно разместить вложенный loop-фрагмент, как советует bas.
Получится что-то вроде картинки во вложении.

Спасибо за советы, попробую все поправить