большое спасибо за ваш ответ
Хорошо бы уточнить цели:
1. Кто хочет быстрее работать? Начальник или сами продавщицы?
- начальник хочет повысить еффективность работы всеи фирмы. Фирма ужастно растет. Дух раста очень сильно заметен, этому искуству надо даже поучиится нашим, весь рабочии коллектив составляет 6 - 10 человек, из которых 6 имеют закрепленное рабочее место, а 4 по вызову когда рук не хватает. Всё можно представить как професионально отлаженный конвеер, в котором каждый знает что и как говорить клиенту. Так сказать идет кураж, и наверно поэтому валит вся клиентура с окрестности, даже с рядом стоящих городов, это просто парадоксально. Шев больше мне как просто знакомый, я не работаю на него, у нас дружеские отношения, он помогает мне со своими связями а я чем смогу.
1.1 Действительно ли производительность компании зависит от скорости обработки информации? Или просто есть желание сделать все "как у взрослых"?
- вы правы, они хотят чтобы к какомуто моменту времени всё было как у взрослых, ещё 3 месяца назад всё вообще велось на бумагах и хранилось в папках, обяснение этому не отсталость Голландии, сам трюк в том что клиент хочет видеть простоту, в этом наверно и есть часть их успеха, теперь же спрос настолько увеличился что 3 продавщитсы не успевают копатся в папках, всвязи с этим они уже купили готовое решение у конкуренции которые пиришли на более новое. Это на VBA написанная аппликация их пока в полне устраивает, она раньше могла работать только на одном компе, мы её немного изменили и теперь 3 продавщицы копаются там с разных компов не мешая друг другу. Даже с введением нового, всё так же оффетта будет заполнятся в ручную(для глаз клиента), а вот всё дальше по конвееру должно быть оптимально автоматизированно.
1.2 По крайней мере, важно обеспечить доброжелательное отношение к Вашей программе не только со стороны начальника, но и пользователей. Для этого важно учесть их пожелания, сделать так, чтобы Ваша программа реально делал бы их работы более простой и легкой.
- здесь вы опять правы, дело ещё также в том, что та предыдущая которую они получили апликация, настолько некоректна в использовании, что продавщицы уже пищат от злости и нервов. В течение пару месяцев они всё же одолили её, и теперь проблема интегрирования очень высокая. Т.к. они просто могут не захотеть пириходить на новый софт. Даработка существующей тоже отпадает, человек который создал её 8 лет назад, зделал её очень плохо, и написать новую намного проще чем доработать старую.
2. Описанный Вами функционал включает по крайней мере:
2.1 автоматизацию закупок товара у Ваших поставщиков - пока в основном на уровне ведения каталога товаров. Вы что-то написали про то, что он настраивается под сотрудников. Т.е. разные сотрудники по разному используют содержащуюся в нем информацию?
- да, разные сотрудники должны иметь разные права доступа, к примеру продавец может искать офферте, фактуры, продукты и их каталоговую цену, клиентов старых или вносить новых. Заполнять свои отработанные часы. Складом занимается больше сам шев и тот кто развозит заказы. Поставщик по моему сам всё разгружает и только заходит чтобы ему подписали бумажку о том что заказанное доставленно. дальше это пока никак не автоматизированно. Просто шев приблизительно знает сколько чего у него приблизительно есть, и когда нужно докупить новое. Система должна сама подсчитывать количество продукта на складе. Т.е. посмотреть на так называемый конвеер производства, то при заполнении офферте мы ещё не знаем придет клиент обратно или нет, но в 70 % приходит, в тот момент когда офферте была переработана в фактуру, мы уже можем твердо сказать что к такомуто числу с склада увезут такоето количество продукта. Значит система должна в нужный момент показать флажок о том что уровень такогото товара уменьшился и надо позвонить поставщику. При этом мы знаем что раз в неделю поставщик привозит 'X' ассортимент товаров, т.е флажок надо показывать только в случае если сегодня купили слишком много полов. Поставка товара от пастовщика напрямую к клиенту минуя склад, строго отвергается... в дополнение, в будущем каталог также должен иметь и наружный интерфеис к поисковым машинам, т.e лучше чтобы это было одно целое, тогда посетитель будет видеть наличие определенных товаров на складе, можно будет сделать так чтобы покупатель мог написать о желании придти посмотреть такой то товар. Также можно будет вести статистику наиболее просматриваемых товаров и на основании этого делать анализы для будущего. Каталог в интернете уже есть, хотя не занимает хорошего места по раитинг, для я хочу построить seo дерево, которое будет жить и изменятся каждый день, и чтобы это жило надо чтобы это было легко, для этого всё должно быть едино, а не синхронизация данных между однои АПИ и каталогом в интернет. Но это возможные планы на будущие которые я просто принимаю во внимание.
2.1.1 Есть специализация среди продавцов по виду товара или поставщику? Или
- по моему мнению каких то конкретных специалистов на фирме нет, кроме шефа, он сам очень много занимался именно полами и ламинатом. Как вы знаете специализированный труд намного больше оплачивается, всё настроено так что каждый продовец точно знает что он должен говорить, как он должен говорить, и где он может или не может сделать скидки. Продавщицы это девушки до 30 лет. Эти же продавщицы по образованию секретарши и знают как приблизительно вести бугалтерию.
2.1.2 есть сотрудник, который учитывает поступающий от поставщиков товар, а остальным доступна только справочная информация для продажи клиентам?
- если шефа нет на месте то подтверждение о доставки товара подписывает секретарша. Само решение о екстра заказе у поставщика всегда обговаривается с шефом и при его отсудствие звонится на его мобильный для согласия. Дальше всё по конвееру, секретарь звонит поставщику и сообщает о необходимости такогото товара. Когда товар доставляется она это учитывает на БУМАЖКЕ т.e пока не в какой либо для этого придуманной программы, хотя аналогичные программы уже существуют.
2.2 автоматизацию продаж с учетом истории изменения заказа клиента (изменение его содержания от оферты до фактуры), причем в самом заказе может поменяться ассортимент и цена товаров. Возможно, уменьшение цены отпускаемого клиенту товара должна оформляться как скидка? Кто решает, какую именно скидку можно дать конкретному покупателю? Как регистрируется возврат товара (если клиент обнаружил брак и хочет вернуть)?
- про скидку я описал выше, возвратный товар регистрируется на бумажке. Со стороны имплементации я вижу офферте и фактуру как одну сущность имеющую разные состояния. Со стороны пользовательского интерфеиса это будет видно как 2 сущности, т.е офферте которая была она франится, теперь мы её переделываем (это состояние можно назвать заказом товара, но сохранять я его не буду, а только хранить на время пока обрабатывается офферте, иначе будет хаос), когда они договорились и офферте была как можно изменена, жмется кнока 'Создать фактуру'.
2.3 автоматизацию складского учета ("хранилище", в России это обычно называется склад, а хранилище - это где хранится информация о том, что хранится на складе:) ). А кладовщик у Вас уже есть? Кто регистрирует получение товара на склад и отгрузку потребителю? Кто отвечает за то, что товар "просто" не взяли со склада?
- эту функцию взял на себя человек который развозит заказы. Это Голландия, здесь с этим реже сталкиваются, товары не берутся сами по себе со склада, я думаю что шев в конце рабочего дня проверят наличие товаров на складе а потом идет домой. Пока программа для учета товара на складе это ехел документ с листом 'товар - количество'
2.4 автоматизацию учета рабочего времени для расчета оплаты или нормирования труда (payroll)
- пока этому много времени уделять сложно, т.к его нету, важна регистрация сотрудниками отработанных часов. Всё остальное решается вне системы. Т.е есть люди которые имеют закрепленное рабочее место, и минимальная заработная плата им горантирована + дополнительные часы если они были, в этом случае шеф будет контролировать чтобы сотрудник находился на рабочем месте не меньше 38-40 часов в неделю, есть вызываемые на один раз, через специальное бюро. Это дорогие люди
, весь смысл здесь в том что шефу удобней держать персонал ровно в таком количестве чтобы как можно реже нанимать людей через специальное бюро, в тоже время чтобы закрепленные сотрудники не сидели, т.к. платить меньше нормы он не может даже если работы вообще не будет, в этом весь риск. Хотя нанимаемые через бюро в 3 раза дороже.
2.5. автоматизацию управления доставкой заказов клиентам (логистика поставок клиентам). У Вас уже есть представления об алгоритмах, которые Вы собираетесь использовать, чтобы оптимизировать маршруты водителя и очередность выполнения заказов? Или Вам пока важно ввести хотя бы строгий учет отгрузки и факта доставки товара клиентам?
- пока достаточно просто учета, на счет расчета маршрута, это уже второстепенной важности.
2.6. автоматизацию бухгалтерского учета (general ledger). Даже если он достаточно простой, все равно его надо делать (или купить что-нибудь готовое и грузить в него информацию из других модулей).
- что то готовое купить это простое решение к которому можно всегда вернутся, мы делаем систему каторая отражает производственный процесс на предприятии как есть, возможно предприятие отклоняется от некоторых стандартов в бугалтерии. Есть единственный стандарт который очень важен это переращот в конце года, для этого уже есть все формулы и точно описано как.
Вы хорошо представляете себе объем работы (в человеко-часах), которую Вам предстоит выполнить?
- да, делаю я тоже не один, разница лиш в том что раньше я это делал на интуиции, сеичас хочу стоять прочнее на ногах поетому пришёл на этот форум чтобы научится этому. Я вижу 2 подхода и считаю их обоих правильными. это делать, думать потом доробатывать или думать, потом делать а потом доробатывать. Так вот когда слишком много думаю то проект застревает, когда делаю потом думаю, он мне дорого обходится так как многое сделал просто так и многое по 2 раза. Я считаю что должна быть золотя серединка. По мере развития проекта всегда выходят новые вещи которые так и так не успели учтить. Или клиент может сообщить о чем то новом.
2. Вы писали, что в настоящий момент уже есть программы, которые используют продавщицы. Сколько их (программ), какая информация в них хранится (модель данных, - надо описать, даже если это Excel)? Чтобы внедрение новой системы было как можно меньшим потрясением для компании, важно, чтобы в новой программе можно было делать всё, что можно было делать в старой. Должна быть предусмотрена быстрая миграция данных (перегрузка) из старой системы в новую. А если в системе используется долгоживущая информация, то чем больше новая модель данных будет отличаться от старой, тем больше будет хлопот при внедрении системы.
- основная программа это та где продавщицы ищут офферте, фактуру, етц. Также они пользуются OutLook для планирования. И ехел для склада. Существующая программа для поиска офферте очень примитивна, допустим нет состояния продукта и состояния его цены хотя учтены возможность скидки на продукт. Точка исхода это офферте, фактура, и информация об упаковании(не знаю как это выразить, это больше просто листок с продуктами и их размерами, чтобы сразу было видно на какой машине повезут товар), я же хочу сделать чтобы точка исхода был продукт, его состояние, и перемещение по конвееру. А всё остальное, это офферте, фактура, склад, заказ к поставщику, это его положение на данный момент как (wrappers), т.е как можно ближе приблизится к деиствительности.
Продукт это отдельный и уникальный обьект а не только класс типа 'продукт' который имеет создание и умирание когда его доставили. Тут вот я ешё хочу задуматся над тем что есть продукт когда он ещё у поставщика и чем он становится когда его доставили клиенту, так как хранить данные для статистики тоже важно.
Ещё забыл добавить что также должен отправлятся емаил к поставщику автоматически, т.е есть система должна генерировать листочек с необходимыми продуктами, и сообщать о необходимости заказа. Секретарша должна подтверждать кликом на 'Ок' отсылку емаила.
модель данных существующей программы я сеичас опишу ...
Компания по продаже полов, ламината, в большом количестве но в розницу