Ничто не вечно под луной!
У меня есть две возможности: просто складировать файлы в неком месте, имеющем доступ через интернет. Либо вести свой файловый архив на базе сайта кафедры.
В первом случае время жизни ресурса - мое время работы в вузе + надежность системы хранения + неизменность политики вуза в этом случае.
Во втором случае - это время жизни кафедры или сайта, думаю оно больше, чем мое время работы в вузе. Правда все наши файлы могут потерять актуальность гораздо раньше.