Лично пробовал МОТИВ (MOTIW). Есть и классификация документов и визуальное представление цепочки прохождения документов и создание задач по документам и внешние пользователи тоже есть. Есть веб и не веб интерфейс. при желании можно с их сервера потестить в течении кажется месяца.
Ещё слышал есть некий МегаПлан, разработанный вроде как Артемием Лебедевым)

Выполнять моделирование бизнес-процесса можно в любом случае, но не всегда его НУЖНО делать ... из моей практики пример -- когда описание БП делалось только для некоторых важных типов документов,

Точно. Наблюдал у заказчика, как специально созданный отдел пытался построить в Aris абсолютно исчерпывающую модель бизнес-процессов организации (около 300 человек), чтобы потом более или менее автоматически эту DFD запихать в Documentum.
Но правила игры в конторе все время менялись, так что когда к концу очередного квартала была готова очередная версия мегамодели, все время оказывалось, что она уже не соответствует актуальному состоянию.
Я еще тогда обратил внимание, что в реальной жизни в организации часто работает параллельно в один момент времени два бизнес-процесса: старый и новый. А в СЭД это не поддерживается.

Точно. Наблюдал у заказчика, как специально созданный отдел пытался построить в Aris абсолютно исчерпывающую модель бизнес-процессов организации (около 300 человек), чтобы потом более или менее автоматически эту DFD запихать в Documentum.
Но правила игры в конторе все время менялись, так что когда к концу очередного квартала была готова очередная версия мегамодели, все время оказывалось, что она уже не соответствует актуальному состоянию.
Я еще тогда обратил внимание, что в реальной жизни в организации часто работает параллельно в один момент времени два бизнес-процесса: старый и новый. А в СЭД это не поддерживается.

Имхо, СЭД нужно все-таки внедрять поэтапно... Иначе очень тяжело. И для сотрудников стресс, и для начальства головная боль. Шаг за шагом, процесс за процессом... И постепенно все закрутится как надо.

А я несколько раз внедряла DocsVision. Основные функции все есть, только настраивать надо грамотно. Согласование документов, рассылки, ЭЦП (если докупить все что для этого нужно). Если ее еще с Kofax вместе внедрить и сделать это красиво и грамотно, то вообще песня получается.

В вузе неожиданно возникла потребность в системе регистрации входящей и исходящей документации и с определением маршрутов передачи документов.

Есть типа требование минобра на наличие подобных средств автоматизации.
На самом деле я не считаю, что вузу 100% нужна подобная программа, можно все решить и более простыми средствами: excel, почта, wiki и т.п.

Тем не менее идет процесс рассматривания возможных альтернатив. Меня интересуют в первую очередь бесплатные системы. Платную всегда можно купить, но для начала неплохо бы отработать потребности на чем-то простом.

Посмотрел в интернете - выбор бесплатных очень ограничен, может посетители форума что-то подскажут?

Учитывая, что внедрение системы электронного док-оборота затрагивает множество пользователей, которым зачастую совсем не хочется разбираться со всеми этими кнопочками, то на них лучше не тренироватьсь. Внедрять так внедрять. При неудаче одного проекта, ко второму отношение скорее всего будет враждебным.

Посмотрел в интернете - выбор бесплатных очень ограничен, может посетители форума что-то подскажут?

Видел похожую ветку на sql.ru - http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?bid=53&tid=646782&pg=1

У нас стоит система документооборота ELMA
Однако мы больше по ту сторону - где бумаг поменьше, а бизнес-процессов больше.
В этой системе нет массового сканирования документов или штрих-кодирования или упаковки в конверты.
Если вам это излишне, то рекомендую ELMA - удобно через веб все..

Мы для своей компании выбрали http://www.docsvision.com/ - надежная и удобная система.

В нашей компании электронный документооборот построен в рамках ЕРП Microsoft Dynamics v3. Сама система работает в качестве тонкого клиента, выбор пал исходя из наличия интеграции с прочими продуктами Microsoft, а также наличия перспективы долгосрочной поддержки и дальнейшего развития. Внедрение проведено компанией Innoware http://innoware.com/, они же являются разработчиками модулей локализации, так как изначально система работает без учета особенностей финансовых операций и документооборота.

Какие еще есть СЭД. Наверняка ведь не только вышеназванные

Какие еще есть СЭД. Наверняка ведь не только вышеназванные

Есть еще Контур.Диадок если вы про такую не слышали https://www.a-practic.ru/services/diadoc/ Хотя по идее должны были слышать. Мы ею пользуемся в своей деятельности.