проблема в том, что эту заявку составляет обычно прораб подрядной организации. я не знаю, как мне заявителя и систему соединить.
я составляла диагрмму в rational rose. в "квадратиках" там же составлять? или просто визуально где угодно.

Мне объяснили, что доставка и получение это две неразрывные позиции. Т.е. в случае с поставщиком там происходит и получение (у самого себя) и доставка. А потом уже прием на складе

я не это имел в виду. во всех случаях написано "доставка и получение", а в одном только "доставка".
и потом, почему разделены получение и приемка на склад? где материалы находятся между этими операциями?
правильнее было бы их объединить - товар не потеряется и момент передачи ответственности, в т.ч. финансовой станет проще разруливать.

в квадратиках нужно для простоты вашего же (и нашего, моего) понимания - хоть в визио, хоть на листочке - не важно.

ведь модель/схема/диаграмма нужна для ответа на вопросы о предметной области, если с ее помощью можно ответить на вопросы к предметной области, тогда она подходит и по ней можно делать систему. если нет, то систему делать нельзя (точнее делать-то можно, но бестолку), т.к. работать с нею будет невозможно - она не будет соответствовать задачам предметной области. а до этого нужно упорядочить/стандартизировать саму предметную область, чтобы не было разночтений что и как делать в том или ином случае.

поняла. сейчас сделаю.

а прораб ее от руки что ли пишет?
если делегировать эту функцию (ввод заявки) снабженцу, могут возникнуть некоторые коллизии. например, прораб хочет заказать материал, которого нет (на складе, в каталоге или в природе). как-то должны оговариваться сроки получения прорабом заказанных материалов, а они должны увязываться с наличием, сроками поставки (в случае чего), созданием резервов, наконец.
если дать возможность прорабу самому заполнять заявку в системе, часть вопросов можно будет снять автоматически, например, ему можно будет показывать отсутствие нужного материала на складе и ожидаемый срок поставки. причем заказать материал, отсутствующий в каталоге он не сможет. и т.д.
однако, подрядных организаций несколько, расположены фигзнаетгде, прорабов много, все они разные. обеспечить доступный механизм создания заявок не очень просто с организационной точки зрения. технически как раз наоборот - web-страница.
какая-то аналогия - массовые продавцы техники и комплектующих, типа OLDI, PLEER и т.п. у них в офисе (торговом зале) стоят терминалы - можно завести свою заявку самому либо попросить об этом оператора. потом оплачиваешь в кассе и получаешь заказанное. в вашем случае теоретически возможна какая-то модификация подобной схемы.
только заявку должен заводить не сам снабженец (в том числе чтобы избежать злоупотреблений).... хотя.... все зависит от объема заявок, их сложности и т.п.

прораб пишет от руки. к сожаленью, подрядным организациям в основном некогда заниматься заявками. заявки пишет снабженец, со слов подрядчика.
составила "квадратики"

с поправкой: не "получение заявки", а "формирование заявки". транспортная компания конечно участвует в передаче материала на склад, да и доставки на схеме нет нет.  что делает прораб при отпуске материала?
а в целом с точностью до синтаксиса можно было бы принять
получились функции процесса в предметной области.

дальше нужно было бы сделать две операции по расширению этой схемы:
 - нужно дополнить ее документами, которые создаются, обрабатываются, порождают другие документы. например заявка создается на таком-то шаге, передается на такой-то шаг, на ее основании порождаются такие-то документы. в идеале (для проектирования это все равно понадобится) нужно было бы для каждого поля (атрибута) каждого документа провести анализ, откуда берется его значение (справочник там или ввод, есть ограничения или правила или нет и какие если есть), и в какие документы они "перетекают" - но пока этого можно не делать.
 - расписать "из чего состоят указанные функции" на уровне действий/операций. например "формирование заявки" включает: создание новой заявки, заполнение заявки, утверждение заявки .... и т.п. - дополните/поправьте сами по тому, как происходит у вас.

т.е. нужно написать сценарий?

при передаче материала на склад прораб принимает материал,т.е. становится материально ответственным лицом.
как вы считаете, доставку добить отдельно?

и при отпуске, и при передаче материала прораб проверяет фактическое количество и наименование с тем, что написано в накладных.

нет, сценарий пока рано - это и будут ваши business use case. только они (в отличие от ваших исходных) будут ориентированы на отдельную задачу, определяемую эллиптическим "квадратиком".

и при отпуске, и при передаче материала прораб проверяет фактическое количество и наименование с тем, что написано в накладных.

а кто и когда платит за материал? и что происходит, если прораб написал в заявке одно, а при получении со склада оказалось, что ему выписали совсем другое?

при передаче материала на склад прораб принимает материал,т.е. становится материально ответственным лицом.

Предлагаю не забывать про ситуацию когда товар напрямую от поставщика доставляется на строительную площадку минуя склад.
У вас такая ситуация наверняка возможна. По системе как правило оформляют поступление на виртуальный склад, и передачу в производство или перемещение на "производственный склад подрядчика".

за материал платит организация-заказчик. т.е. мы. обычно безналичный расчет. но если наличный, то получает обычно менеджер по приемке и платит сам.
обычно на практике опеция "Слад" пропускается. организация пренебрегает таким учетом. и от поставщика сразу материал переходит к подрядчику. но это совсем не правильно.
если рассматривать идеальную ситуацию, то прораб должен получать материал по заявке

много нечетких формулировок - можно запутаться. мы ведь пока организацию-заказчика вообще не рассматривали. выходит, что прораб может любую фигню заказать и что с ней будет потом совершенно не очевидно, но заказчик должен будет оплатить. поэтому должен быть контроль со стороны заказчика (либо на худой конец генподрядчика) - у него ведь есть проект и плановая смета/спецификация.
какая организация пренебрегает учетом? исполнитель (тогда это понятно)? ваша (это странно)? заказчик (это глупо)?

если рассматривать идеальную ситуацию, то прораб после принятия заявки в работу должен получать какой-нибудь корешок фактического заказа (своего рода наряд), что бы сразу убедиться в соответствии заявки и реально заказанного. а на основании этого наряда происходит получение материала. при этом при рассмотрении заявки должна производиться сверка со сметой/спецификацией (нужен или не нужен этот материал), с планом работ (пора или не пора использовать материал в работе) ну и тому подобное...

давайте разберемся. мы и есть организация-заказчик, которая нанимает подрядную организацию на строительство объекта. у нас есть смета по которой ведется строительство. каждый месяц прораб составляет заявку. мы(как организация-заказчик строительных работ) покупаем этот материал. передаем его подрядчику. но передаем не сразу весь. а по мере поступления. т.е. нужно кирпича 200 шт. сегодня прило 100. передаем 100. потом еще 100. передача происходит по накладной на отпуск материала.
исправила немного "квадратики"