Саша, а что собственно обсуждать? Видения практически нет. Идея бизнеса отсутсвует. Известно лишь то, что есть какие-то проблемы с бумажками. Однако строго они не определены. Неясны и причины этих проблем. То ли это отсуствие исполнительской дисциплины, толи сожность ее контроля, то ли потери возникающие при рутинном ведении поцесса.
По моему скромному убеждению, проблема должна иметь количественные выражения. Скажем есть проблема составления отчета. Однако отчет готовится только один раз в год. Хотя задача в целом актуальна и трудоемка, тем неменее ее острота не так велика.
При работе с документами сразу возникает вопрос, а как с ним работают сейчас? Если документы обрабатываются в бумажном виде, то будет ли учет их через электронную систему благом? Или же просто будет дублировать процедуру ручной обработки.
Поясню: предположим некому менеджеру поступают заявки (сколько с какой частотой?). в его обязанности - посмотреть заявку, наложить резолючию и передать (назначить) исполнителю.
Предположим, менеджер ежедневно получает в начале рабочего дня стопку таких заявок и в течение 2 часов просматривает их и пишет резолюцию. Папка передается в канцелярию и секретарь раскладывает задания по исполнителям.
Исполнители неким образом получают эту информациюи начинают исполнять.
Мы внедряем систему учета документооборота и отслеживания выполнения поручений. Как это будет выглядеть?
Секретарь канцелярии будет вводить каким-то образом документы в систему и указывать менеджера?
Менеджер на своем рабочем столе види список поступающих задач, обрабатывает их и назначает резолюцию.
При этом менеджер должен определить статус работы, тип ее и т.п.
Каждый исполнитель получает каждое утро свой список задач и начинает исполнять их или указывает чтоне может исполнить задачу по тем или иным причинам
Менеджер видитотказ от исполнения и принимает решения по разрешению конфликта.
В данной ситуации безусловно менеджер видит всю картину в целом, знает в каком состоянии и кто выполняет задачу, знает и видит сроки выполнения и т.п.
Однако будет ли удобно менеджеру читать документы прикрепленные к задаче в электронном виде?
Кроме того, кто будет вводить такой документ?
Не окажется ли это намного сложнее, чем простой просмотр документов менеждером.
Не возникает ли потребность вводить еще одно звено в общий поток работы - скажем поток кординатора, т.е. канцелярия просматривает документы и фиксирует их, менеджер получает бумажные копии и распределяет их, некое промежуточное звено от имени менеджера вводит документы и задачи в систему.
Далее сама система должна быть как я понимаю интегрирована с отделом кадров - чтобы получать сведения о сотрудниках.
Я вижу несравненное удобство от введения этой системы на нижнем уровне, но есть проблемы на верхнем. то есть на уровне менеждера, будет ли ему нравится другой стиль работы?
Описание требований к CRM