В UML любой документ - это класс (или экземпляр).
Так или иначе, его надо создать в ProjectExplorer в соответствующем месте структуры.
Узлы объектов на диаграмме деятельности - это экземпляры класса, и когда Вы их создаете, Вы указываете тип как ссылку на соответствующий класс ("Входящий документ"). Какой объектный узел Вы нарисуете - почти безразлично: они четырехугольничком ресуются одинаково, а их суть - это выбранный тип (класс).
Нужно стремиться не перегружать диаграммы: показывать только то, что необходимо для иллюстрации вашей мысли.
На диаграмме деятельности показывать узлы объектов не обязательно: если Вы используете поток объектов, то при его создании тоже в свойствах делается ссылка на класс. Т.о. само использование потока объектов иллюстрирует наличие информации, а не просто передачу управления.
Иногда на диаграмме деятельности показывают объектные узлы при создании объектов, или даже несколько раз один и тот же узел, чтобы продемонстрировать изменения состояния (описанное в прикрепленной Note). Если это очень нужно.
Чтобы "проваливаться" в поддиаграммы или даже использовать "поведение, предназначенное для многократного использования", т.е то, которое можно использовать в разных контекстах, нужно на диаграмме создавать не Action, а Call Bechavior. При создании элемента Вам будет предложено выбрать существующее поведение или создать новое.
Такое вызываемое поведение м.б. деятельность или взаимодействие.
Если есть вопросы, пишите, присылайте картинки. Постараюсь помочь (если это не огромный проект). Или пришлите модельный файл.