Проблема — это разница между существующим и желаемым с точки зрения конкретного агента.
В первоначальном посте ярко выраженной разницы не показано.
Можно лишь было догадываться, что проблема либо в:
1. Аналитик: У меня нет шаблона для постановки задачи, хочу шаблон (Чтобы не забывать важные вещи? Чтобы каждый раз было одинаково? Непонятно).
2. Программист: Сейчас задачи ставятся по-разному. Хочу, чтобы задачи ставились единообразно (Чтобы было проще принимать задачу в работу?).
В ходе дискуссии выясняется следующая проблема:
3. ПМ: Хочу, чтобы в случае замены специалиста эта замена обходилась по времени дешевле, чем сейчас.
1 и 2 действительно могут относиться к проработке и унификации ФОРМАТА постановки задачи и решаются шаблонизацией.
3 скорее всего действительно относится к СРЕДЕ ХРАНЕНИЯ и РАСПРОСТРАНЕНИЯ постановок задач и решается выбором инструмента (например, таск-трекера) и методикой работы с ним.