Подойти и дать ему скриншот, рассказав на словах ?
Ну вот что мы поимели, когда вся команда разработчиков и аналитиков уволилась с проекта.
Не скриншот, а нарисовать от руки. А оставшееся время посвятить тому, чтобы разработчики и аналитики не уходили с проектов целыми командами.
Была ведь какая-то причина для их массового ухода?
Проект был передан новому ПиЭму, которму а) нужно самому вникнуть в суть системы б) довести до проектной команды то, с чем они имеют дело. Ничего не было задокументировано, все делалось до этого именно так, как вы и говорите "показал, рассказал, закодил, уволился".
Новому разрабу нужно поставить постановку на доработку старой экранной формы. Чтобы понять, как она работает куда идем? Лезем в код? Считаю это не правильным. Незадокументировано, значит не сделано!
Да, я тоже пытался руководствоваться таким принципом: что не задокументировано, того не существует. Но это очень дорого, а главное, скучно - всё документировать. Хотя вики-системы, возможность легко сохранять изображения, аудио и видеозаписи теперь здорово помогают: не нужно всё переводить в какой-то формальный вид.
В варианте, который я предложил, эскиз формы с пометками можно отсканировать, картинку положить в вики, а изменения отражать в комментариях. Если нет вики, положите в ту систему, которая есть и реально используется. Если есть какая-то система управления требованиями - просто прекрасно, если её нет - положите хотя бы в репозиторий системы контроля версий (ну а если контроля версий нет, то об управлении требованиями заботиться вообще бессмысленно).
И хороший код, кстати, тоже неплохой документ. Хотя, конечно, не стоит использовать его как главное средство извлечения требований.
Вообще, как я понимаю, вам нужно найти баланс между "всё записывать" и "всё показывать на пальцах". У каждой команды и в каждом проекте этот баланс свой.
Если до сих пор всё было на уровне "показал, рассказал, закодил", то определите сначала критический уровень, с которого нужно начинать документировать постановки задач. С чего именно начинать - зависит от системы, этого никто лучше вас знать не может. Это может быть самая важная часть системы, или та часть, в которой возникает больше всего ошибок - алгоритмы, компоненты, формы, интерфейсы - у каждого своё.
Мы, например, во всех проектах детально и подробно документируем внешние интерфейсы: протоколы обмена данными, состав и структура параметров и т. п. А экранные и печатные формы согласовываем с клиентами именно так, как я сказал: листочек с пометками.