Какие у Вас проблемы выявлены? Какая - главная? На каких этапах работы с ГСМ они потенциально возникают?
Ох, попробую. Главная проблема в том, что мне нужно написать диплом в условиях катастрофической нехватки времени. Шучу конечно.
Взгляд на проблемы у меня однобокий, со стороны бухгалтерии, потому что общалась я в основном с бухгалтерами. К сожалению, я не вижу проблемы с позиции начальника участка, например или самих водителей.
Итак, Главная Проблема – хищение ГСМ, т.е. водители сливают дизтопливо и продают.
Вторая проблема – первичная документация, на основании которой происходит списание ГСМ, т.е. путевые листы, приходят к бухгалтеру по ГСМ с опозданием и ещё позже отражаются по бухгалтерии.
Третья проблема – путевые листы и заправочные ведомости часто заполняются неправильно, цифры «не идут» и бухгалтер исправляет их, подгоняет. Кроме цифр иногда не понятно, например, какой из водителей Ивановых имелся ввиду.
Четвертая проблема – организация выросла, стало много техники, сотрудников, и, соответственно, путевых листов. Бухгалтер не успевает их обрабатывать.
Пятая проблема – расчет нормативного и фактического расхода топлива по путевым листам проводится в Экселе, а итоги забиваются в 1С. Это не очень удобно и приводит возникновению ошибок.
Все эти проблемы появляются на последнем этапе движения ГСМ, когда дизтопливо было выдано водителям и должно быть списано путевыми листами. Ну или на этапе документального оформления списания ГСМ.
Ещё, возможно, проблемой является нехватка оборотных средств, необходимые счета оплачиваются с большим опозданием. Таким образом, начальникам участков выгоднее завысить расход дизтоплива и занизить остатки, потому что в этом случае руководство раньше «пошевелится», счета оплатят, и вероятность простоя будет ниже. С оборотными средствами решить трудно, однако установление оперативного контроля над расходом дизтоплива, безусловно, поможет.
Из-за наличия данных проблем руководством организации было решено создать диспетчерскую службу, которая бы занималась оперативным контролем за расходом дизтоплива. Т.е. вместо бухгалтера в центральном офисе, к которому путевые листы приходят с опозданием на месяц, да ещё неправильно заполненными, на дорожно-строительном участке будет сидеть диспетчер и отслеживать, кому и зачем даётся дизтопливо. Бухгалтерия, отдел снабжения и коммерческий отдел в центральном офисе при этом оперативно видят, сколько дизтоплива осталось и с какой скоростью оно расходуется, т.е. можно даже попытаться планировать, когда оно закончится.
Разрабатываемая ИС как раз и должна автоматизировать работу диспетчерской службы.
Думаю, что Вам нужно в целом посмотреть на задачу и определить из каких участков состоит движение ГСМ на предприятии (а ГСМ всегда находятся в движении: откуда-то они берутся, как-то используются, что с ними происходит)
Опишите этот процесс, а потом наложите на него свои документы (для большей простоты можно начать с информационного потока: т.е. как появляется и движется информация о ГСМ) - попробуйте проследить "путь" ГСМ в контексте имеющихся проблем, попытайтесь установить причинно-следственную связь между проблемами и состоянием участков, где они возникают/проявляются...
Пробуйте смотреть на это хозяйство сверху, а не изнутри.
О движении ГСМ:
Дизтопливо покупается у поставщика. От поставщика дизтопливо вроде приезжает на наших бензовозах. С бензовозов заливается в машины и строительную технику.
Это основной вариант. Кроме этого есть ещё заправка по пластиковым картам, по талонам, за наличный расчет (это, в основном, легковые машины в офисе).
О документальном оформлении:
Поставщик выставляет счет-фактуру и накладную. По бухгалтерии это проводится документом «Поступление материалов».
Заправка конкретных машин оформляется заправочной ведомостью, где написано, какое топливо, в какую машину, в каком количестве и какому водителю залито. Соответственно, каждый водитель расписывается в получении.
Водителю выдается путевой лист, в нём написано какая машина, какой водитель. Водитель заполняет путевой лист данными о начальном и конечном пробеге, заправках, маршруте. Исходя из этих данных, диспетчер рассчитывает расход топлива по нормам и по факту.
Путевые листы и заправочные ведомости передаются бухгалтеру, который на основании заправочной ведомости списывает ГСМ с заправщика на водителя. На основании путевого листа ГСМ списываются с водителя.
На мой взгляд, слабое место здесь - заправочные ведомости и путевые листы. Видимо потому, что над процессом расхода ГСМ не установлен нормальный контроль, так как бухгалтеру на расстоянии трудно отследить правильность и обязательность заполнения первичной документации.
Сейчас поняла, что совсем плохо представляю сам процесс, расспрошу бухгалтера.
Мда, опять у меня получается старая схема – «Поступление – Перемещение – Расход».
P.S. Кстати, в Вашем ТЗ практически отсутствуют функциональные требования к тому, что должна делать система. Это большое упущение.
Спасибо! Да, действительно, постараюсь исправить.
ИС Учета ГСМ. Use case и другие