Друзья, есть некоторая проблемка, возникшая возможно по неопытности, но требующая разрешения.

Ситуация такая. С прошлого года в организации (вуз) внедряется система для кадрового учета. Многие скажут, что такая задача должна внедряться совместно с системой расчета заработной платы и начислений сотрудникам и ведением штатного расписания и управления фондом оплаты труда.

Но, но... К мои словам и доводам хотя и прислушивались в начальном периоде, но все-таки настояли на внедрении пока только системы кадрового учета. Успешно или не успешно (я надеюсь первое) данная система практически внедрена.

Безусловно помощь огромную оказывали сотрудники отдела кадров, не жалели сил и времени на то, чтобы сделать эту задачу быстро. спасибо им за это.

Наконец, руководство увидело, что дело делается и ЭТО хорошо и вознамерилось интегрировать теперь систему кадрового учета с задачами ведения штатного расписания. Проще говоря попросило адаптировать имеющийся функционал по ведению ШР по нужды нашего планово-финансового отдела.

Тут стоит слегка отступить. В этом самом отделе уже была использована измененная конфигурация 1с: зарплата и кадры. Измененная под нужды ведения ШР, как это процесс понимается сотрудниками ПФО. Причем измененная настолько, что использовать конфигурацию для кадров и зарплаты уже не возможно.

Проще адаптировать ту  систему, что внедрена в кадры, да и в целом она неплоха, а стоимость ее обслуживания и эксплуатации в целом для вуза оказалась ниже.

Вообще вопрос интеграции ШР стоял и раньше,но в силу объективных или скорей субъективных причин этому процессу всячески препятствовали. Главным образом старый начальник. Но появился новый, которому была поставлена задача в кратчайшие сроки осуществить переход и начать работу в новой системе. Кстати новый начальник родственник старого.

Процесс начался 8 февраля со знакомства. Были представители отдела кадров, ПФУ, разработчика ну и я, конечно. Встреча скорее была малополезной, чисто ознакомительной.

10 февраля была еще одна встреча - я забрал комплект отчетов и оставил ряд вопросов.

Через неделю у разработчика и у меня накопился ряд вопросов и я пришел найти ответы. Т.е. это была третья встреча. Встреча прошла вполне конструктивно. В ходе ее обнаружилась некоторая проблема. Начальник ПФО предложил свое решение, как она считает нужным. Решение логичное, но в ходе обсуждения с начальником ОК и юристом возникло некоторое разногласие, да и сама практика прием на работу, имеющаяся в вузе, тоже вступала в противоречие.

Я предложил встретится заинтересованным лицам вместе и обсудить проблему и дать мне точное решение ее. Встреча намечалась на 15 часов 25 марта. Но начальник ПФО, сославшись на срочные дела просила отложить встречу.

Прошла неделя, за эту неделю начальник ОК по своей инициативе обсудила проблему с проректором и предложила встретится у него. Встреча состоялась. Правда, когда я пытался пригласить начальника ПФО на встречу по телефону, она сказала, что не видит причины для совместной встречи.

Мы встретились у проректора сначала без начальника ПФО. Проректор сам настоял, чтобы начальника ПФО пригласили на встречу. Начальник ПФО объявила, что вопросом, связанным со ШР она заниматься сейчас не будет. Не видит никаких проблем и не понимает почему ее вообще пригласили.

Тем не менее встреча состоялась, проблема была все-таки обозначена, стороны согласились, что она имеет место быть, нашли решение (которое все равно будет требовать всестороннего рассмотрения).

Но... теперь начальник ПФО встал в полную круговую оборону. Все дела заморожены на месяц как минимум. В личной беседе среди одной из причин (якобы) было то, что я обратился за разъяснениями не к ней непосредственно, а минуя ее к работнику который занимается ШР вот уже больше 3 лет. На самом деле это обращения было почтой, на адрес который мне сообщили сами сотрудники.

Я, конечно, надеюсь, что "время лечит раны", однако, учитывая, что старый начальник явно препятствовал получению информации, а новый - родственник и тоже проявляет похожие тенденции, боюсь будет сложно.

Да я возможно вел себя не совсем так, как следовало в этой ситуации. Мне казалось, что заинтересованный человек сам идет навстречу ибо это в его интересах. Но для меня это было неожиданностью и я совсем не был подготовлен к такой ситуации.

Как преодолеть такие противоречия? Как следует поступать в таких ситуациях? Чтобы и дело двигалось,  всем было хорошо?

Galogen, 8 марта на носу! Конфеты, цветы и шампанское в студию ...

IMHO налицо просад по навыку ПМ по выстраиванию взаимовыгодных отношений. наверняка все они считают автоматизацию твоей работой, т.е. ты должен им на блюдечке (вариант, в клювике) предоставить готовый, устраивающий их вариант. Они же наверняка считают, "что давным-давно уже все свои требования ему сказали, а теперь пусть он их делает".
Возможно, причинами являются:
 - отсутствие авторитета (ну как же они важную работу делают, а тут какая-то фигня с автоматизацией, непонятно для чего нужной)
 - отсутствием реальных рычагов влияния (что он мне сделает, я начальник отдела/службы, а он нет)
 - отсутствием мотивационных факторов (у нас и так полно работы, с чего это я его работу буду делать)
 - отсутствием зафиксированных достигнутых соглашений (например, подписанных сторонами протоколов) и задач, на которые можно ссылаться

в общем, навыки ПМ надо прокачивать и брать на себя ответственность, либо отходить в сторону. как-то так...
надеюсь не в обиду.

а по хорошему нужно с чьей-то помощью очно провести анализ и зафиксировать проблемы и их причины. собрать совещание и доложить состояние работ. объяснить причины и включить в зону ответственности соответствующих должностных лиц обязанности по внедрению тех или иных систем.
регулярность подобных совещаний (хотя бы раз в месяц) может заставить их работать в этом направлении. но может и не заставить. план работ должен быть, который содержит их работы и который становится известным и наверху тоже.
а еще нужно страховаться от их заходов с поклепами в твой адрес к кому не следует в паузах между такого рода совещаниями.

и вообще нормальное управление проектами плохо живет в сочетании со студнеобразным управлением, которое похоже имеет место быть в вашем вузе. а студнеобразное управление проектами вообще нежизнеспособно.

Galogen, 8 марта на носу! Конфеты, цветы и шампанское в студию ...

Это, конечно, вариант, но не будет ли он воспринят как подхалимаж, признание своей вины? (которая наверное имеет место)

Спасибо за мнение и советы.

IMHO налицо просад по навыку ПМ по выстраиванию взаимовыгодных отношений. наверняка все они считают автоматизацию твоей работой, т.е. ты должен им на блюдечке (вариант, в клювике) предоставить готовый, устраивающий их вариант. Они же наверняка считают, "что давным-давно уже все свои требования ему сказали, а теперь пусть он их делает".

Возможно ты и прав, хотя я себя не позиционирую как ПМ, скорее некоторое контактное лицо со стороны заказчика, которое предоставляет для разработчика информацию в нужном виде, вникает в тонкости, и пытается затем внедрить решения и их корректировать при необходимости.

Вообще, это не первые работы такого плана, их было несколько. И никогда такой реакции не было со стороны людей, с которыми приходилось работать. Были разногласия, спорили, но не было такого дистанцирования.

Возможно, причинами являются:
 - отсутствие авторитета (ну как же они важную работу делают, а тут какая-то фигня с автоматизацией, непонятно для чего нужной)

Я так понимаю моего? Возможно, поскольку начальник новый, меня она могла и не знать. А вот руководство не сочло нужном однозначно меня представить. Было такое в разговоре с этим начальником, когда она назвала меня программистом.

- отсутствием реальных рычагов влияния (что он мне сделает, я начальник отдела/службы, а он нет)

Да собственно, а зачем мне что-то этому начальнику делать что-то. Хот наверное можно написать служебную на имя ректора с объяснением ситуации и просьбой разъяснить мои права и обязанности и довести их до всех кому следует донести.

- отсутствием мотивационных факторов (у нас и так полно работы, с чего это я его работу буду делать)

Это возможно, хотя не совсем понятно. Вообще при приеме на работу начальнику была поставлена задача быстрейшей интеграции. На мой взгляд вполне мотивационный фактор. Другое дело, что родственник оказал явно серьезное влияние - стиль очень похожий.

- отсутствием зафиксированных достигнутых соглашений (например, подписанных сторонами протоколов) и задач, на которые можно ссылаться

Договор существует, есть приказ моего назначения и фиксация моих обязанностей и прав. Вообще куратором проекта является как раз начальник ОК. И тут оказывается имеется конфликт между этими двумя начальниками (узнал практически недавно)

в общем, навыки ПМ надо прокачивать и брать на себя ответственность, либо отходить в сторону. как-то так...
надеюсь не в обиду.

Этого предложения до конца не понял. Если бы я не брал на себя ответственность, вряд ли были решены предыдущие задачи. Другое дело, что об усилиях моих могут судить только непосредственно работающие со мной люди.
Какие навыки ПМ нужно прокачивать?

а по хорошему нужно с чьей-то помощью очно провести анализ и зафиксировать проблемы и их причины.

а с чьей помощью? тут ситуация однозначна, деньги только на разработку, анализ и т.п. наша сторона производит.
Анализ производится к слову, в том числе с использованием опыта других вузов. Однако тут дело тонкое, навязывать решения очень сложно, если возможно. Удавалось убеждать других. Не уверен, что это будет получаться в данной ситуации.

собрать совещание и доложить состояние работ. объяснить причины и включить в зону ответственности соответствующих должностных лиц обязанности по внедрению тех или иных систем.

У меня есть убеждение, что это практически невозможно. Ректор и проректора - они как небожители. Тут приходится как-то договариваться на нашем нижнем земном уровне. Как вот только...

регулярность подобных совещаний (хотя бы раз в месяц) может заставить их работать в этом направлении. но может и не заставить. план работ должен быть, который содержит их работы и который становится известным и наверху тоже.

Большое начальство не будет этого делать. Записаться и попасть на прием к ректору или проректору, вещь почти не возможная, разве что очень приспичит (как в этот раз). Однако с начальником ОК у нас был выработан четкий регламент работ. Правда не слишком формальный. Может в данной ситуации пойти по пути формализма? Т.е. отправлять наборы документов с ожидаемым сроком их рассмотрения непосредственно начальнику ПФО и копию в ректорат?

а еще нужно страховаться от их заходов с поклепами в твой адрес к кому не следует в паузах между такого рода совещаниями.

А как тут застрахуешься? Начальник ПФО уж куда ближе к кормушке...

и вообще нормальное управление проектами плохо живет в сочетании со студнеобразным управлением, которое похоже имеет место быть в вашем вузе. а студнеобразное управление проектами вообще нежизнеспособно.

Сказал бы нашему ректорату это Но это имеет место быть

Я правда надеялся, что кто-то имел подобный опыт и имел некоторую практику разрешения конфликтов, какие-то психологические трюки?

Представляется, что разработка Устава проекта на его старте могла бы вам помочь. В частности, в нем надо определить зоны ответственности основных заинтересованных лиц, степень их участия в проекте (вплоть до % времени, который они должны выделять на участие в нем). А также хорошо бы иметь план проекта, в котором зафиксированы работы людей со стороны заказчика - сотрудников вуза - с конкретными сроками и желательно результатами. Ну и, разумеется, должен быть приказ руководства о старте проекта, который утверждал бы эти вопросы.

Если этого ничего нет, то, боюсь, что у Вас реализовался риск проекта, когда Вы должны что-то получить от заинтересованных лиц, при том, что у них нет обязанностей это делать, а у Вас нет полномочий с них это требовать. Если у Вас нет роли "чей-то родственник"  , то я бы, к сожалению, оценил Ваши шансы на урегулирование данной ситуации как достаточно низкие.

Просто ситуация выглядит как организационная проблема, вызванная нерешенностью вопроса о ролях, зонах ответственности и полномочиях в проекте. И надеяться, что ее можно решить "психологическими трюками" - ну, не знаю...

Спасибо Михаил.

Представляется, что разработка Устава проекта на его старте могла бы вам помочь.

В действительности Устав есть. Правда высшее руководство хотя с ним и ознакомлено, но особо не пожелало его утверждать. Зато его подписывал юрист, который и исполняет роль куратора проекта. К тому же обе стороны пришли к мнению, что особой формализации отношений не нужно. Взаимодействие более года это показало в целом.
Разработчик предоставляет ежемесячно список выполненных работ, вместе со счетом и актом.
Я предоставляю в начале месяца план работ на утверждение, что было сделано и по штатному расписанию.
Боюсь куратор, тоже оказался неготовым к такому развитию события.

В частности, в нем надо определить зоны ответственности основных заинтересованных лиц, степень их участия в проекте (вплоть до % времени, который они должны выделять на участие в нем). А также хорошо бы иметь план проекта, в котором зафиксированы работы людей со стороны заказчика - сотрудников вуза - с конкретными сроками и желательно результатами. Ну и, разумеется, должен быть приказ руководства о старте проекта, который утверждал бы эти вопросы.

Приказ есть, но правда только по кадрам. Зоны ответственности, конечно, не были расписаны. Частота встреч не превышала 1 раза в неделю в среднем. Более того, если по разным причинам я сам не заходил к куратору, то она мне позванивала и беспокоилась:)

Но следует сказать мы ее неочень беспокоили, плотно занимался с сотрудниками отдела кадров, и они очень живо реагировали. Но это было в их интересах.

А тут меня не подпускают как раз к сотруднику, который реально и будет заниматься ШР (да и занимается). Более того, я спросил при второй встречи, кто занимается ШР, с кем мне главным образом заниматься. Начальник ПФО указала на эту сотрудницу. Но, конечно, слова это не документ

Если этого ничего нет, то, боюсь, что у Вас реализовался риск проекта,

Да я думал написать служебную  на имя ректора, объяснив чем может быть риск успешности проекта. Стоит сделать, как думаете?

когда Вы должны что-то получить от заинтересованных лиц, при том, что у них нет обязанностей это делать, а у Вас нет полномочий с них это требовать. Если у Вас нет роли "чей-то родственник"  , то я бы, к сожалению, оценил Ваши шансы на урегулирование данной ситуации как достаточно низкие.

Да вот как-то не было ранее такого прецедента

Просто ситуация выглядит как организационная проблема, вызванная нерешенностью вопроса о ролях, зонах ответственности и полномочиях в проекте. И надеяться, что ее можно решить "психологическими трюками" - ну, не знаю...

Да, наверно, Вы правы. Правда как раз попытка решить организационную проблему и вызвала в общем-то негативную реакцию.

Это, конечно, вариант, но не будет ли он воспринят как подхалимаж, признание своей вины? (которая наверное имеет место)

Нет это всего лишь небольшой тимбилдинг проектной команды и обмен мнениями за чашкой чая)) Это примерно как в пятницу вечером попить пива на корп. кухне, только повод лучше, да и не будете ведь вы пиво с такими дамами пить)))

Эдуард, давайте проанализируем Вашу ситуацию с позиции управления рисками.

Допустим, что после того, как Вы отмучаетесь в этом проекте, мы с Вами начнем у этого же заказчика новый проект. Проанализировав опыт предыдущего проекта, мы с Вами идентифицируем такой риск - "Выделенные со стороны заказчика ключевые представители не будут выполнять свои обязанности в проекте, т.к. не имеют формальных обязательств по их выполнению, а степень их заинтересованности в результатах неизвестна". Вероятность этого риска давайте оценим как высокую (на основе опыта предыдущего проекта), а потенциальный ущерб как критический (проект может остановиться).

Нам надо продумать меры по предотвращению реализации этого риска, и, поскольку риск высокоприоритетны

Что бы Вы предложили?

К сожалению, куда-то не туда нажал, сообщение ушло недописанным.

Недописанная фраза должна выглядеть так:

Нам надо продумать меры по предотвращению реализации этого риска, и, поскольку риск высокоприоритетный и критический, действия по его предотвращению, очевидно, должны быть предприняты с самого начала работ по проекту

Представляется, что разработка Устава проекта на его старте могла бы вам помочь. В частности, в нем надо определить зоны ответственности основных заинтересованных лиц, степень их участия в проекте (вплоть до % времени, который они должны выделять на участие в нем). А также хорошо бы иметь план проекта, в котором зафиксированы работы людей со стороны заказчика - сотрудников вуза - с конкретными сроками и желательно результатами. Ну и, разумеется, должен быть приказ руководства о старте проекта, который утверждал бы эти вопросы.

Если этого ничего нет, то, боюсь, что у Вас реализовался риск проекта, когда Вы должны что-то получить от заинтересованных лиц, при том, что у них нет обязанностей это делать, а у Вас нет полномочий с них это требовать. Если у Вас нет роли "чей-то родственник"  , то я бы, к сожалению, оценил Ваши шансы на урегулирование данной ситуации как достаточно низкие.

как говорится, плюсадин. практически

Устав тут делу не поможет. Во-первых, он не утвержден, а значит не является взаимно принятым руководством к действию. В любой момент любой участник скажет: "А я с ним не согласен и так работать не буду (не привык, не желаю и т.п.). И вообще у меня своей работы полно" - получится конкретный пролёт фанеры над Иваново.
во-вторых, судя по предыдущему, роль ПМ игнорируется всеми участниками, как это ни парадоксально. соответственно, управление от этого страдает в первую очередь. а нет управления - нет и результата, по крайней мере в ожидаемые сроки.
в-третьих, Устав - это способ зафиксировать договоренности, а их нет. Никто (ПМа же нет) их не сформулировал перед участниками, не декларировал правил взаимодействия в проекте, не заставил (да, не заставил) действовать по этом правилам.
в принципе, это все надо делать "на берегу", т.е. до начала работ. нужно было собрать всех (а они ведь собирались) и сказать: ребята, нам поручено важное дело, сделать быстро и без проблем его не получится, но совместными усилиями мы можем уменьшить и проблемы, и время сократить. от этого всем станет чуточку лучше, но и поработать придется. вот вы, семен семенович, и ваши люди должны будете сделать то-то и то-то, тогда по окончании работ вы получите такое-то решение, а вам, марьпетровна, с вашими девочками предстоит помочь решить разработчика такие-то задачи. делать мы будем так-то и так-то. увильнуть не получится. перед проректором/ректором вопрос о поощрении поставлен, правда, степан кузьмич? все мы в одной лодке и помочь себе можем только сами.
ну и план работ рассказать, что, когда и от кого понадобится, и кто от этого будет зависеть.

сейчас время уже упущено, но договариваться и решать что-то подобное все равно придется...

тонкости личностей участников, безусловно, нужно учитывать. и IMHO не стоит прятаться за "контактное лицо от заказчика". если никто не будет управлять проектом, то проект получится неуправляемый.

Просто ситуация выглядит как организационная проблема, вызванная нерешенностью вопроса о ролях, зонах ответственности и полномочиях в проекте. И надеяться, что ее можно решить "психологическими трюками" - ну, не знаю...

согласен.

А тут меня не подпускают как раз к сотруднику, который реально и будет заниматься ШР (да и занимается). Более того, я спросил при второй встречи, кто занимается ШР, с кем мне главным образом заниматься. Начальник ПФО указала на эту сотрудницу. Но, конечно, слова это не документ

раз у вас нет полномочий на решение вопроса, нужно эскалировать на уровень управления, уполномоченный принять соответствующее решение (фактически продавить), здесь можно играть в игры, типа "а давайте я приду к ней не в пятницу, как мне удобно, а во вторник, как будет удобно ей" и т.п. тем самым подменяя решение типа "дать/не дать" решением типа "когда дать". люди, правда, не дураки, но разок может и прокатит. а если комбинации варьировать, добиваясь своего и объясняя зачем это надо. вот тут-то и пригодятся договоренности. причем они ведь тоже могут быть разными: если человек готов к сотрудничеству, то можно с ним гибко работать, если противодействует - надо переходить на более формальный язык "протокол, подпись, печать" (с)

[quote  author=Galogen]
я думал написать служебную  на имя ректора, объяснив чем может быть риск успешности проекта. Стоит сделать, как думаете?
[/quote]

а что это даст? если просто пожаловаться, то IMHO бессмысленно - все равно что расписаться в собственной немощности
IMHO если уж эскалировать, то сказать, что не хватает полномочий таких-то (если это так), и нужно предложить 2-3 (хотя можно и одно) проработанных решения, каждое из которых приводит к нужному результату, но каким-то своим путем, чтобы ЛПР выбрал одно из предложенных, хотя может и свое предложить.
кстати, термин "риск успешности проекта" как-то вне рассматриваемого контекста, или это опечатка?

[quote  author=Galogen]
 попытка решить организационную проблему и вызвала в общем-то негативную реакцию
[/quote]

предположу, что при этом вы руководствовались своими интересами, а это заметили представители другой стороны. или какие-то их интересы не были учтены, например, начальники не любят, когда при решении каких-то относящихся к ним вопросам (как они думают) их обходят: может быть сотрудница, с которой вы говорили и о чем-то договорились в обход начальника, имела неосторожность сказать об этом. или просто ей поручили какую-то сложную и срочную работу. об этом надо было у начальника спросить.

чёта какие-то глюки наблюдаются, обрывы всякие... ничего не понимаю... что происходит-то?

различные риски (возможные негативные для проекта и положительные для него же события) нужно отслеживать, также нужно выявлять (как сейчас и происходит), определять и поступательно решать проблемы, учитывать также изменения, которые приходится делать, и еще отслеживать scope задачи и соответствие изменений этому scope. если это делать регулярно и планомерно (первоисточниками рекомендуется вести журналы рисков и проблем, а также изменений), то в голове (или на бумаге) постепенно сложится реальное состояние отношений: кто, что и когда делает и почему. это своего рода игра в покер. причем ставки очень серьезными могут быть.

так вот если классифицировать текущую ситуацию, я бы пошел по следующему пути. подготовил бы следующие материалы и организовал собрание участников, под эгидой куратора, где как ответственный за проект доложил бы его состояние:
 - обрисовать на текущем уровне понимания конечную цель, с учетом принятых изменений scope и взятых обязательств по разработке
 - определить что уже сделано, таким образом выделить, что осталось сделать
 - сформулировать в чем проблема (-ы), и от кого зависит их решение
 - предложить некоторые варианты решения проблем
 - дал бы обсудить эти варианты, но при этом строго модерировал бы (или попросил об этом куратора) обсуждение под соусом "нам нужно найти/выбрать решение, которое нам поможет достигнуть результата".
 - зафиксировал бы протоколом (лучше подготовить варианты заранее с тем, чтобы уменьшить вариант между обсуждением и фиксацией результата) и постарался бы чтобы остальные участники взяли на себя определенные обязательства в терминах решения задачи.

следующее совещание я бы порекомендовал тоже провести подобным образом, чтобы в голове других участников отложилось, что было предложено, что с тех пор было сделано, и как продвинулось решение задачи.

вот как-то так, в таком вот разрезе...

Asd, спасибо за Ваше мнение. Только Вы не совсем поняли ситуации.

Нет это всего лишь небольшой тимбилдинг проектной команды и обмен мнениями за чашкой чая)) Это примерно как в пятницу вечером попить пива на корп. кухне, только повод лучше, да и не будете ведь вы пиво с такими дамами пить)))

Да проект есть, но никакой проектной команды нет. Вернее она есть со стороны разработчика + я. Есть сторона заказчика, которую я представляю в силу сложившихся обстоятельств.

С разработчиком у меня душевные отношения. Хорошие отношения сложились из с сотрудниками, в которых производится внедрение. Да это и понятно, если по всем проблемам они обращаются ко мне и я тотчас реагирую, они прекрасно видят, что я болею за их интересы.

Но ведь стороноа заказчкиа - это же не проектная команда, какой уж тут тимбилдинг?

Что бы Вы предложили?

Учитывая, что я вляпался в ситуацию явно не подготовленный, то все предпринимаемые действия будут носить конечно реанимационный характер.

Пока естественно я буду делать следующее:
1. напишу служебную записку своему непосредственному начальнику, в которой изложу предложения регламентации всего процесса. в ней я также укажу на возможные риски и неэффективное расходывание средств. ведь реально: а/ ежемесячно мы платим нечто вроде абонентской платы разработчику, б/ мне платится зарплата как исполнителю - мне кажется абсолютно логично, что рукводитель предприятия заинтересован чтобы эти средства на ветер не выпускались, а максимально использовались
2. следует издать ряд распоряжений, в которых довести до сведения сотрудников всех служб о моих полномочиях, об обязанностях и ответственностях сотрудников объектов автоматизации (надо сказать такое распоряжение было в 2008 году, но оно касалось отдела кадров, и конечно не было до ведено до нового начальника
3. остальное в руках аллаха