Эдуард, прежде чем ответить на новые сообщения/вопросы/комментарии и для предупреждения возможного "holy war" (мне бы очень этого не хотелось, вы же помните, мотивация у меня есть и не хотелось бы сдаваться), вероятно, тут имеет место некоторое недопонимание, в котором я хочу разобраться, внеся ясность, как минимум:
1. Изначально мне не хотелось "грузить" вас всех, как мне тогда казалось, лишней информацией, поэтому первые мои сообщения были направлены лишь на то, чтобы максимально подробно рассказать вам о предмете. Я даже оговорилась, что текст, что я выслала, носит лишь информационный характер, однако выяснилось (и я считаю, правильно, за это всем участвующим спасибо), что подход "сформулирую потом как надо, сейчас главное суть", может потом дорого стоить, поэтому, если никто не против, я буду выкладывать материалы те, которые, по моему мнению, должны войти в текст диссертации. Тогда критика уже будет направлена не в холостую и это, надеюсь, поможет избежать недопониманий.

2. Про тон - я это поняла, будто вы на свой счет что-то восприняли...В то время как не позволила ничего оскорбительного...
По поводу "непрофессионального тона" - в п.1 описала. Если теперь я вас правильно поняла, вы сделали замечание именно к тому, что изначальный подход у меня неверный и я небрежно отношусь к важным деталям - согласна (опять же, если теперь правильно поняла вас), это чревато последствиями, особенно в профессиональной деятельности.
Детали в работе с заказчиком очень важны, пренебрегать ими нельзя - иначе и аналитики со своей аналитической деятельностью не были бы нужны, если можно было бы за чашкой кофе в 20тиминутном разговоре выяснить что нужно и когда и за сколько.

3. Что если представить, что это реальный заказ и _формально_ тоже? Есть компания-заказчик, компания-исполнитель (я - аналитик) и взаимодействуют они  в рамках договора. Как вы думаете, эффективно будет двигаться дальше, принимая во внимание эти допущения? Я готова попробовать.

4. Я буду рада критике и советам. Возможно, я слишком близко восприняла ваше отрицание нужности и ценности самой темы, не скрою - задело. Но также допускаю с большой долей вероятности, что опять же в силу непрофессионального подхода к преподнесению вам информации, к учету деталей я могла просто не донести ту информацию, которая является основополагающей. Именно поэтому, возможно, возникли недопонимания "зачем?", "кому это надо" и "почему именно в таком виде?" и т.п.
Действительно, чтобы любой человек, не имеющий никакого отношения к предмету защиты, мог за 5-7 минут презентации понять самые основные моменты, достоинства, новизну, которые присутствуют в предмете защиты, нужно суметь это правильно преподнести. Это же касается и реальной (профессиональной) жизни, когда мы говорим о заказчике...

p.s. я бы считала этот "первый блин" комом я изучу еще раз последовательно опубликованные здесь замечания, структурирую их для себя, внесу изменения в документ, согласно тем замечаниям, с которыми я могу согласиться. Что касается остальных - задам вопросы. На это нужно некоторое время, но надеюсь, что ночью уже смогу что-то показать (просто отвлекать людей тяп-ляпом на скорую руку не хочется, лучше потратить больше времени, но более продуманную версию предложить вашему вниманию).

Эдуард, касаемо того, что я только что написала, исправьте, пожажлуйста, меня...ибо если я вновь вас и ваш подход к моему вопросу поняла неверно, то проблемы это не решит

Интересно узнать, на чем оно основано, как это мотивирует заказчик? Как я понимаю заказчик - кафедра.

А заказчик, Эдуард, в отличие от Вас считает, что дипломные работы несут в себе некую научную/технологическую/другую ценность для будущего (типа как у Intel сейчас лозунг "Мы спонсоры будущего"), а не просто являются вещественным доказательством в уголовном деле о выдаче диплома гражданину Н. Содержат информацию! Новую, полезную кому-то! Вспомните историю Пейджа и Брина: у них нашёлся ресурс в полной мере реализовать свою идею, а идеи скольких людей так и останутся пылиться в том шкафу? Забавно, что Вы, работая в этой системе аккумуляции и синтеза знаний, считаете её машиной для клонирования никому не нужных специалистов, делающих никому не нужные работы.

хранению подлежат только квалификационные работы. Курсовые нет, да и качество у них бывает сомнительное. Ценность квалификационных тоже малая.

Подлежат, ага... всё как в уставе партии написано. Про ценность - это вообще заявление, достойное лично господа бога.

Но хранить весь извините "хлам"....

А как же это так случилось, что ваша система высшего образования пропускает через себя "хлам" ?) Чего это его на защитах не отсеивают?) К обсуждению ЭА не имеет отношения.

как организовать обязательность электронной копии? Например работы художников, конструкторов, технологов? Записка - это только часть работы, а как быть с результатами в виде физических объектов?

Фотокопия, чертежи + фотография и т.д.

Интересно узнать, на чем оно основано, как это мотивирует заказчик? Как я понимаю заказчик - кафедра.

Кафедра лишь небольшое подразделение вуза. Обычно выпускает одну группу в год. Имеет не так много работ, хранению подлежат только квалификационные работы. Курсовые нет, да и качество у них бывает сомнительное. Ценность квалификационных тоже малая.

Согласен можно хранить наиболее значительные работы,работы научного характера, работы длительного действия (т.е. кусочки цельной работы выполняются в течение ряда лет). Но хранить весь извините "хлам"....

При этом если перейти к масштабам всего вуза, как организовать обязательность электронной копии? Например работы художников, конструкторов, технологов? Записка - это только часть работы, а как быть с результатами в виде физических объектов?

У нас Институт, состоящий из нескольких выпускающих кафедр. Боюсь соврать (поэтому уточню так же, как уже уточнила у руководителя остальные вопросы, затронутые вами), выпускается только на нашей кафедре каждый год порядка 8-10 групп бакалавров и столько же магистров.

Тут же прокомментирую по поводу copy+paste - во-превых, будет известно, к каким работам (именно текстам, а не презентациям/аннотациям) предоставлялся доступ конкретному студенту; во-вторых, как дальнейшее развитие и выявление возможных полезных функций планируется реализация модуля анализа текста, который будет положен в основу атоматического классификатора и анти-плагиат проверки. Более того, обдумать и развить идею можно и до реализации возможности находить, например, в Google релевантные результаты запроса (скажем, по набору ключевых слов, указанных для работы) и проверять на антиплагиат не только среди существующих работ в Институте, но и в сети.

во-вторых, как дальнейшее развитие и выявление возможных полезных функций планируется реализация модуля анализа текста, который будет положен в основу атоматического классификатора и анти-плагиат проверки.

Уже существует такой проект федерального значение. Так и называется Антиплагиат.
Там уже серьезная база работ и все учебные заведения могут провести проверку on-linehttp://www.antiplagiat.ru/.

да, я знаю об этой системе, но это уже другой (еще один вопрос) исследования существующих решений и принятие решения о внедрении существующего или разработке своего.
Кстати,
Оплата
Регистрация в Системе бесплатна. Некоторые другие сервисы Системы предоставляются бесплатно только временно в рамках процесса запуска Системы в эксплуатацию. ЗАО «Анти-Плагиат» оставляет за собой право начать взимать плату за использование сервисов Системы или части сервисов Системы

Я сейчас предлагаю на этом не заострять внимание, just keep in mind Спасибо за информацию.

Целью работы является исследование проблемы создания  электронных архивов в ВУЗах; исследование и сравнительный анализ подходящих решений; проектирование и создание электронного архива и системы управления этим архивом для кафедры.

InsomniA:
Я занимался несколько лет эл архивами, поэтому могу вам подсказать некоторые направления, в которых можно копать.

1. Основной проблемой создания ЭА в ВУЗах, как и и везде, впрочем, является финансирование наполнения архива (сканирование, распознавание, атрибутирование ) и последующего поддержания его в актуальном состоянии. 90% таких проектов проваливаются именно по этой причине.

2. СУществуют сотни готовых решений, в.т.ч. бесплатных (преимущественно университетских). Как вы понимаете, эта задача почти так же распространена, как и ERP, поэтому многое стандартизировано, в.т.ч. форматы обмена. Не изобретайте велосипед. Ищите по словам Library Management System.

3.ПРи проектировании системы архива не забудьте, что в систему входят также люди и процедуры. По регламентации процедур ищите по словам Record MAnagement, а нашу русскую специфику - рекомендации ВНИИДАД.

InsomniA:
Я занимался несколько лет эл архивами, поэтому могу вам подсказать некоторые направления, в которых можно копать.

1. Основной проблемой создания ЭА в ВУЗах, как и и везде, впрочем, является финансирование наполнения архива (сканирование, распознавание, атрибутирование ) и последующего поддержания его в актуальном состоянии. 90% таких проектов проваливаются именно по этой причине.

2. СУществуют сотни готовых решений, в.т.ч. бесплатных (преимущественно университетских). Как вы понимаете, эта задача почти так же распространена, как и ERP, поэтому многое стандартизировано, в.т.ч. форматы обмена. Не изобретайте велосипед. Ищите по словам Library Management System.

3.ПРи проектировании системы архива не забудьте, что в систему входят также люди и процедуры. По регламентации процедур ищите по словам Record MAnagement, а нашу русскую специфику - рекомендации ВНИИДАД.

Спасибо вам большое! Это очень ценная информация
по поводу сканирования - у нас обязательным требованием является сдавать работу (текст, презентацию, саму работу) в электронном виде. Также существуют специальные люди, занимающиеся на кафедре этими вопросами, именно они будут следить за тем, чтобы информация в архиве постоянно обновлялась и соответствовала действительности.

На данный момент я посмотрела несколько систем, достаточно интересные..однако пока у меня получается именно велосипед по ряду причин..Дело в том, что система должна быть интегрирована с уже существующей, более того, должна быть возможность дальнейшего масштабирования в зависимости от потребностей и вновь возникаемых требований (то есть в результате подразумевается единое электронное пространство - все должно быть взаимосвязано, но в то же время четко выполнять свои функции). То есть пока я вижу только вариант реализации системы ЭА "своими ручками". Но в любом случае изучить существующие не только полезно, но и просто необходимо.
если вы не против, после хотя бы начального изучения ресурсов по вашей рекомендации я задам вам некоторые специфические вопросы.

Эдуард, касаемо того, что я только что написала, исправьте, пожажлуйста, меня...ибо если я вновь вас и ваш подход к моему вопросу поняла неверно, то проблемы это не решит

Да, Вы поняли правильно. "Жизнь - это цепь, и случая в ней звенья. Нельзя не придавать звену значение"(с) Филиас Фог

А заказчик, Эдуард, в отличие от Вас считает, что дипломные работы несут в себе некую научную/технологическую/другую ценность для будущего (типа как у Intel сейчас лозунг "Мы спонсоры будущего"), а не просто являются вещественным доказательством в уголовном деле о выдаче диплома гражданину Н. Содержат информацию! Новую, полезную кому-то! Вспомните историю Пейджа и Брина: у них нашёлся ресурс в полной мере реализовать свою идею, а идеи скольких людей так и останутся пылиться в том шкафу?

Именно, это я и хочу понять, почему заказчик так считает, какую выгоду он собирается извлечь из всего этого? Мне она не понятна, потому не понятны усилия по реализации такой системы. Конечо, можно просто все отнести на модные тенденции. Создать систему. которая будет отвелкать время и ресурсы, но не БУДЕТ ДАВАТЬ НИКАКОЙ ПОЛЬЗЫ.

Забавно, что Вы, работая в этой системе аккумуляции и синтеза знаний, считаете её машиной для клонирования никому не нужных специалистов, делающих никому не нужные работы.

Не буду с Вами дискутировать на эту тему. Не вижу потребности и необходимости объяснять очевидное.

А как же это так случилось, что ваша система высшего образования пропускает через себя "хлам" ?) Чего это его на защитах не отсеивают?) К обсуждению ЭА не имеет отношения.

А в Вашей?

Фотокопия, чертежи + фотография и т.д.

Т.е. будем создавать рабочие места за счет студентов? Спросите у студента, сколько ему приходится тратить средств для защиты своей работы. В мое время столько на защиту диссертации не тратили. Или Вы предлагает создание служб в рамках вуза? Кто будет выделать финансирование? Какова целесообразность всего этого?

У нас Институт, состоящий из нескольких выпускающих кафедр. Боюсь соврать (поэтому уточню так же, как уже уточнила у руководителя остальные вопросы, затронутые вами), выпускается только на нашей кафедре каждый год порядка 8-10 групп бакалавров и столько же магистров.

Вот пошел серьезный и важный разговор. Итак, все 8-10 групп выпускаются только одной вашей кафедрой? Это прилично. Насчет магистров по группа может и так, а по количеству людей?

Сколько людей занимаются учетом и хранением работ? Кто это, каковы их функции?

Могли бы Вы еще раз, может более точно и детально описать потребности групп заинтересованных лиц. Причем так, чтобы было понятно, вот они этого хотя, но не получают. А если получат, вот такая выгода им будет.

по поводу сканирования - у нас обязательным требованием является сдавать работу (текст, презентацию, саму работу) в электронном виде.

Это хорошо, но имейте в виду, что если нормативные документы регламентирую сроки хранения больше 5 лет, то электронные архивы не обеспечивают сохранности. Бумага хранится сотни лет, электронные копии проблематично прочитать через 10-15 лет.
Поэтому нужно обеспечивать регламентировнные архивные процедуры по бумаге, и иметь привязку электронных копий к ссылкам  на места хранения оригиналов.
Правда, для студенческих работ вряд ли нужно более 5 лет обеспечивать.

На данный момент я посмотрела несколько систем, достаточно интересные..однако пока у меня получается именно велосипед по ряду причин..Дело в том, что система должна быть интегрирована с уже существующей, более того, должна быть возможность дальнейшего масштабирования в зависимости от потребностей и вновь возникаемых требований (то есть в результате подразумевается единое электронное пространство - все должно быть взаимосвязано, но в то же время четко выполнять свои функции). То есть пока я вижу только вариант реализации системы ЭА "своими ручками". Но в любом случае изучить существующие не только полезно, но и просто необходимо.
если вы не против, после хотя бы начального изучения ресурсов по вашей рекомендации я задам вам некоторые специфические вопросы.

Все перечисленные свойства стандартны для всех систем ЭА. Или вы думаете, что ваша кафедра сталкивается с уникальными задачами по хранению документов, которые больше ни перед кем в мире не возникают

На конкретные вопросы постараюсь ответить.