Galogen,

можно Эдуард

почему вы считаете, что аналоговые документы в таком объеме не является проблемой для ВУЗа? Куча шкафов, бумаг, отсутствие возможности искать нужный документ и почее, что вытекает из этого. Более того, я бы сказала, что не только в ВУЗе аналоговая ("бумажная") информация является уже пережитком прошлого и сохраняется из-за того, что люди (и, насколько мне известно, законы и технологии) еще не готовы полностью перейти к цифре...

Я не считаю, я читаю Ваши комментарии и не вижу проблемы.
Что такое аналоговые документы?
Почему это проблема для вузов? Из чего она вытекает? Мне не понятно.
Куча шкафов - это может быть проблемой, но есть положение по которому работа должна хранится определенный срок.
В работах проставляются подписи, оценки и т.п. важные отметки.
Не все элементы дипломной работы можно хранить в электронном виде: рецензии, отзывы, чертежи и т.п. артефакты
Про не ВУЗ пока не будем, не надо распылять ситуацию

Далее по вашим замечаниям:

Централизованный доступ позволяет удовлетворить потребности ЗЛ, если же документы хранятся на кафедре в одном экземпляре в закрытом шкафу, то, думаю, дальше пояснять не нужно.

Откуда существует интерес ЗЛ в этом, мне не понятен

Поиск - удивительно, что вы не сталкивались ни разу с этой проблемой. Мне вот было бы жалко складывать на полку хорошие работы студентов, а здесь данные превращаются в используемую информацию - есть возможность найти, ознакомиться, подчерпнуть что-то полезное для себя.

Совершенно для этого не нужно копаться в шкафу, есть записи в журналах, есть нумерация работ, есть правила хранения.

Хранение - намного легче увеличить дисковое пространство, чем растянуть шкаф, он не резиновый Это если буквально говорить, чтобы было понятно, что я имела в виду.

При условии, что вы хотите хранить все работы за все периоды и смотрите выше

Отчетность - да, представьте себе ВУЗы регулярно должны предоставлять отчетные документы по количеству защитившихся, темам, оценкам и проч-проч...

Эта информация оформляется в специальной форме в ходе защит работ, оформляется подобающим способом и в установленном порядке

Классификация: документ - это работа (так как хранятся выпускные и схожие по статусу - курсовые, например, - то легче называть это собирательным термином, в глоссарии это будет отображено). На данный момент в системе реализована возможность классифицировать документы по ГРНТИ - РУБРИКАТОР НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (grnti.ru). Это было одним из требований заказчика. Есть возможность, что в качестве "изюминки" будет дописан модуль анализа текста для того чтобы можно было работу атоматически относить к той или иной рубрике "по submit'у"

возможно

InsomniA, ну вот Вы и сами обозначили одну из проблем - куча шкафов с бумагами, нехватка места (лично сталкивался с проблемой, когда документы в бумажном виде просто некуда запихнуть), невозможность осуществить поиск в актуальные сроки.

А по поводу варианта, я и старый с удовольствием почитаю, так сказать, чтоб быть в теме истории изменений =)

можно Эдуард

договорились.

Я не считаю, я читаю Ваши комментарии и не вижу проблемы.
Что такое аналоговые документы?

оригиналы-бумажки.

Почему это проблема для вузов? Из чего она вытекает? Мне не понятно.
Куча шкафов - это может быть проблемой, но есть положение по которому работа должна хранится определенный срок.

а вы считаете, что работа нужна только, чтобы похранить ее "для галочки" срок, которые кем-то сверху определен? Ведь это труд научный (не будем отвлекаться на отписки, подразумеваем, что каждая работа несет ценность научную). "фишка" в том, чтобы собрать эти труды в централизованное место и обеспечить такую систему управления этим архивом, чтобы данные превратились в информацию - то есть приносили пользу и при этом работать было бы эффективно и удобно.

В работах проставляются подписи, оценки и т.п. важные отметки.
Не все элементы дипломной работы можно хранить в электронном виде: рецензии, отзывы, чертежи и т.п. артефакты
Про не ВУЗ пока не будем, не надо распылять ситуацию

Да, вы правы, вероятно эти документы будут запираться "в кладовке" на случай "а вдруг пригодятся". А те, что будут храниться в системе, будут всегда в работе.

Откуда существует интерес ЗЛ в этом, мне не понятен

Ну как же...я все-таки выделила ЗЛ, описала, чем может быть им интересна и полезна эта система, это есть и в первой версии документа. Давайте конкретнее, с чем вы не согласны? Разве студентам не будет полезно знать, какие темы раскрывались до них, знакомиться с презентациями, аннотациями. Знать, какой преподаватель был руководителем какого диплома... и т.п., опять же это лирика, я специально написала это в приаттаченном файле, чтоб тут не мусорить.

Совершенно для этого не нужно копаться в шкафу, есть записи в журналах, есть нумерация работ, есть правила хранения.

Ну представьте, если бы темы этого форума были строго структурированы, записаны под определенным ключом в журнале и лежали бы как в библиотеке книжки, рассортированные, например, по теме, а внутри каждого стеллажа по алфавиту. Я же не спорю, что вы, _скорее_всего_ нашли бы нужный пост в теле темы на 100 страниц... Но разве не удобнее вам было бы воспользоваться расширенным полнотекстовым поиском?
Здесь речь об этом.
Опять же, если считать, что работу нужно только написать и защитить и больше она никому и ни для чего не нужна - то надо менять тему диссертации...

При условии, что вы хотите хранить все работы за все периоды и смотрите выше
Эта информация оформляется в специальной форме в ходе защит работ, оформляется подобающим способом и в установленном порядке

По поводу отчетности - запросить комиссия может в любой момент, например, во время аккредитации (честно, я получила это требование с кафедры, если прямо сейчас столь принципиально в даном вопросе сообщить все тонкости, разузнаю..я как-то это отложила на последний момент, чтобы просто пояснить в дипломе).
Опять же, сконфигурить отчет типа "дай мне все работы за такой период с оценкой "5" и руководителем Ивановым....." и вывести на экран все эти работы будет куда проще, чем копаться в журнале и искать по стеллажам.

договорились.оригиналы-бумажки.

Никаких договорились. Точное определение, которое следует занести в глоссарий! Что такое документ-оригинла, используется ли такой термин, что под ним понимается, какие виды бывают, каково их назначение...

а вы считаете, что работа нужна только, чтобы похранить ее "для галочки" срок, которые кем-то сверху определен?

Мне не нравится тон ваших вопросов. 1. ни кем-то сверху, а определенной организацией, и не просто для галочки, а для вполне определенных целей (аппеляции, пересдачи и т.п. ситуации)

Ведь это труд научный (не будем отвлекаться на отписки, подразумеваем, что каждая работа несет ценность научную).

И опять мне не нравится тон. Если Вы так самоуверены, тогда почему обратились сюда?
Почему студенческая работа обязательно научный труд (факты не подтверждают этого). Ценность таких работ часто сомнительна. Однако их изучение действительно может дать пищу для размышления: родителям абитурента или студента о качестве образования (хотя не каждый родитель так образован, чтобы понять), работодателям, чтобы судить о подготовке, неким контролирующим органам, чтобы делать выводы о соответствии и качестве подготовки.

"фишка" в том, чтобы собрать эти труды в централизованное место и обеспечить такую систему управления этим архивом, чтобы данные превратились в информацию - то есть приносили пользу и при этом работать было бы эффективно и удобно.

Эти задачи давно решены и неоднократно. Так что это не фишка - это технология

Да, вы правы, вероятно эти документы будут запираться "в кладовке" на случай "а вдруг пригодятся".

Никаких вероятно это враг аналитика. Точность и только точность

А те, что будут храниться в системе, будут всегда в работе.

Это требуется доказать. Наверняка выдача работ учитывается. Следовательно можно изучить статистику и сделать явные опирающиеся на конкретные цифры выводы. А не просто утверждать далеко не очевидное. Кроме того, при таком подходе кто мешает будущим студентам просто использовать кладезь готовых работ, вместо мучительно их делать самим?

Ну как же...я все-таки выделила ЗЛ, описала, чем может быть им интересна и полезна эта система, это есть и в первой версии документа.

Для меня как преподавателя эта польза сомнительна. Зачем мне лишняя забота учитывать эти работы в системе, или работать со студентом через эту систему?

Давайте конкретнее, с чем вы не согласны?

Конкретика от вас, от нас замечания

Разве студентам не будет полезно знать, какие темы раскрывались до них, знакомиться с презентациями, аннотациями.

Для чего полезно? Я считаю, чо тему должен давать научный руководитель или эта тема с ним согласуется. Тема формируется изходя из текущих потребностей, его интересов и интересов студента.

Знать, какой преподаватель был руководителем какого диплома...

Для этого вовсе не нужно вести архив. Достаточно вести учетную базу: научный руководиель, Темы, Студенты, Даты, результаты

и т.п., опять же это лирика, я специально написала это в приаттаченном файле, чтоб тут не мусорить.Ну представьте, если бы темы этого форума были строго структурированы, записаны под определенным ключом в журнале и лежали бы как в библиотеке книжки, рассортированные, например, по теме, а внутри каждого стеллажа по алфавиту. Я же не спорю, что вы, _скорее_всего_ нашли бы нужный пост в теле темы на 100 страниц... Но разве не удобнее вам было бы воспользоваться расширенным полнотекстовым поиском?

У форума иная задача.

Здесь речь об этом.

полнотекстовый поиск - это функция, которая решает некую потребность. Потребность должна быть четко сформулирована, и экономически (или иным способом) обоснована. Я понимаю - у вас есть заказ, я понимаю - это возможно учебная задача.Но для реальности - это не имеет значение. Всегда есть целесообразность, процесс - а потом уже автоматизация, электронные архивы и разные удобства

Опять же, если считать, что работу нужно только написать и защитить и больше она никому и ни для чего не нужна - то надо менять тему диссертации...

Это определятся не нами, а только вами. Диссертация - это научный труд. Следовательно должна быть проработана актуальность и новизна, определены защищаемые положения,изучена ситуация и проблемы текущего состояния, предложены решения, продемонстрирован результат, доказывающий защищаемые положения.
Пока я не вижу, что у Вас научная работа. Проектно-конструкционная - да

По поводу отчетности - запросить комиссия может в любой момент, например, во время аккредитации (честно, я получила это требование с кафедры, если прямо сейчас столь принципиально в даном вопросе сообщить все тонкости, разузнаю..я как-то это отложила на последний момент, чтобы просто пояснить в дипломе).

С этого и надо начать. Нужно видение, задание контекста

Опять же, сконфигурить отчет типа "дай мне все работы за такой период с оценкой "5" и руководителем Ивановым....." и вывести на экран все эти работы будет куда проще, чем копаться в журнале и искать по стеллажам.

И опять же для этого не нужно создавать архив, для этого нужно просто автоматизировать журнал. Сделать эксель таблицу или базу данных

1. "договорились" - это было по поводу вашего пожелания, чтобы я называла вас по имени, а не никнейму.
2. я не понимаю, что вы углядели в моем тоне негативного, поэтому и пытаться оправдаться не буду. единственное скажу, вы ошибаетесь.
Причем здесь самоуверенность? Я специально пишу все подробно, как я думаю, все свои рассуждения, чтобы получить профессиональный совет, критику по проблеме, а не по моему "тону"...странно все это. неужели тон "спасите помогите нарисуйте за меня диаграмму, а то меня выгонят из универа" лучше чем когда человек переступив через себя выдвигает свой труд на публичный разбор? если вы действительно уже с самого начала сделали такой вывод по отношению ко мне и моему вопросу, наверное, ничего хорошего из этого не выйдет дальше...
3. конкретику я попросила внести в ваше замечание, ибо для меня интерес ЗЛ понятен, и это я описала в тексте. Мне же, чтобы понять, что именно вам не нравится, нужно знать конкретно.. "вам непонятно все" - так же не может быть.
4. по поводу того, что все решено и неоднократно - покажите, пожалуйста, мне готовую систему? я, проводя исследование, не нашла готовой системы, чтобы она полностью отвечала выдвинутым к разрабатываемой мною системе требованиям.
если такое есть, готовое, да еще и бесплатное (или, если платное, заплатить будет выгоднее, чем разработать самим - что тоже требуется доказать) - значит никакой новизны не будет. Но, повторюсь, где оно? Я не нашла. Плохо искала? не могу с этим согласиться...все-таки эта тема выбрала не "лишь бы что", это продолжение бакалаврской.
5. ну почему у форума иная задача? Задача получить полезную информацию в данном случае, имхо, пересекается и там и там.
6. мне кажется, эксель таблица для такого объема работ это как-то неспортивно... нет, ну правда, в данном случае для меня очевидны преимущества электронного хранения документов перед неэлектронным. Вряд ли мне удастся доказать вам, что это нужно и удобно, если вам неинтересна в принципе эта задумка.

я добавлю.
Вы сейчас ссылаетесь на то, что работа нужна только как инструмент, вещдок - для аппеляции, комиссии и тп.
Случайео пропустила сначала ваше предложение где вы несколько соглашаетесь с ценностью работ. Именно это я пытаюсь донести, если эти работы не будут валяться (да еще и не в полном объеме) на стеллаже в виде кипы бумаг, а будут доступны в электронном виде, будет реализован мощный поисковый механизм, то уже не будет стоять вопроса "полезно?" или "бесполезно?" - человек будет иметь возможность сделать выбор, не потратив на это лишнего времени - нашел релевантные запросу работы и уже _среди_них_ выбрал, что важно, а что не представляет никакой ценности.

По поводу того, как тема выбирается с руководителем - и тут с вами не поспорить, однако опять попробую отстоять свое предложение: а разве не будет лучше, если у студента будет возможность познакомиться с уже защищенными работами, схожими с интересующей его темой? изучить то, что уже было исследовано? мы же по сути этим и занимаемся - список литературы может включать и уже защищенные работы.
а еще туда можно добавить своего рода "флажки", которыми отмечать лучшие работы.
плюс будет иметься представление об объеме, который можно охватить, и о том, какие проблемы и ошибки могут встретиться, ведь будут храниться несколько версий работ по мере их разработки, будут комментарии руководителя, что также может помочь немного проследить процесс (это уже не первоцель, а некоторые enhancements, которые могут быть полезны). Это в принципе полезно, иметь перед собой примеры...разве не так?

Может стоить создать базу данных, в которой будет учитываться вся информация о работах. И эту базу данных использовать для поиска работ в архиве(бумажном виде). Насколько я понял, процесс создания электронных версий документов не целесообразен(в любом случае хранить документы на бумажных носителях необходимо).Да и самая большая проблема возникнет, когда этот электронный архив утечет из учебного заведения и расплывутся работы по всему свету.
А базы данных достаточно, чтобы генерировать отчеты.    

А лучшие работы отметят на конференциях и т.д.

работы планируется хранить также в БД.
Хранить бумажные оригиналы нужно, конечно, но использовать эффективно затруднительно.
А куда архив утечь должен? В смысле, риск, думаю, такой же, как и риск утечки другой важной информации, хранящейся на машинах в сети университета. Или я вас неверно поняла?

p.s. хранение работ в электронном виде - обязательное требование заказчика. Можно очень много рассуждать, нужно это или не нужно, в данном случае и в данном унвиерситете - нужно.

А лучшие работы отметят на конференциях и т.д.

ну конечно, исходя и из этой информации будет ставиться "флажок" тот, кто будет искать работу, вовсе необязательно (и, скорее всего на 100%)  знает, отмечалась ли она на конференции или нет. Вот этой дом отметкой мы пользователю об этом и сообщим.

Согласитесь, что для того, чтобы отметить работу нет необходимости хранить ее электронный вариант.

Хотя, если работы отмечена, то в этом необходимость появляется.

еще бы не согласиться. Это же дополнительная функция, а не основная.
я повторюсь, это даже не функция, а некоторый add-on

1. "договорились" - это было по поводу вашего пожелания, чтобы я называла вас по имени, а не никнейму.

А я прочел, что про бумажки - но все равно  что написал так и остается...

2. я не понимаю, что вы углядели в моем тоне негативного, поэтому и пытаться оправдаться не буду. единственное скажу, вы ошибаетесь.

Я вовсе не себя имею в виду. Мне то что обижаться. Мне не понравился безапелляционность и такое не понятное легкое отношение к тому что кто-то что-то сверху спустил. Оправдываться Вас я не прошу, вот еще. Я Вас учу быть корректной при анализе информации. Потому и сказал, что тон не допустим такой.

Причем здесь самоуверенность? Я специально пишу все подробно, как я думаю, все свои рассуждения, чтобы получить профессиональный совет, критику по проблеме, а не по моему "тону"...странно все это.

Вот я и даю эту критику, в данном случае вашему непрофессиональному тону.

неужели тон "спасите помогите нарисуйте за меня диаграмму, а то меня выгонят из универа" лучше чем когда человек переступив через себя выдвигает свой труд на публичный разбор?

Это совсем не причем, опять же говорим о профессионализме речи.

если вы действительно уже с самого начала сделали такой вывод по отношению ко мне и моему вопросу, наверное, ничего хорошего из этого не выйдет дальше...

Не ставьте телегу впереди лошади. Вам первое задание, научитесь принимать советы и читать между строк.

3. конкретику я попросила внести в ваше замечание, ибо для меня интерес ЗЛ понятен, и это я описала в тексте. Мне же, чтобы понять, что именно вам не нравится, нужно знать конкретно.. "вам непонятно все" - так же не может быть.

Я таких слов не употреблял (выделены), читайте внимательно ответы

4. по поводу того, что все решено и неоднократно - покажите, пожалуйста, мне готовую систему? я, проводя исследование, не нашла готовой системы, чтобы она полностью отвечала выдвинутым к разрабатываемой мною системе требованиям.

Консультант +, Гарант, 1С-Архив, Mark и  масса иных способов и инструментов. Поскольку мы ведь пока выделяем главную функцию любого архива - хранить документацию и быстро ее найти. Библиотека например тоже желает этого...

если такое есть, готовое, да еще и бесплатное (или, если платное, заплатить будет выгоднее, чем разработать самим - что тоже требуется доказать) - значит никакой новизны не будет. Но, повторюсь, где оно? Я не нашла. Плохо искала? не могу с этим согласиться...все-таки эта тема выбрала не "лишь бы что", это продолжение бакалаврской.

Возможно были не те критерии поиска, либо Вы смешиваете в одну разные системы

5. ну почему у форума иная задача? Задача получить полезную информацию в данном случае, имхо, пересекается и там и там.

без комментариев

6. мне кажется, эксель таблица для такого объема работ это как-то неспортивно... нет, ну правда, в данном случае для меня очевидны преимущества электронного хранения документов перед неэлектронным. Вряд ли мне удастся доказать вам, что это нужно и удобно, если вам неинтересна в принципе эта задумка.

Мы говорим не о спортивности, красивости, а целесообразности. Если Вы не можете или не хотите мне доказать,то что Вы хотите сделать и обосновать это, то говорит, что нужно профессионально развиваться, у вас есть проблемы

Вы сейчас ссылаетесь на то, что работа нужна только как инструмент, вещдок - для аппеляции, комиссии и тп.
Случайео пропустила сначала ваше предложение где вы несколько соглашаетесь с ценностью работ. Именно это я пытаюсь донести, если эти работы не будут валяться (да еще и не в полном объеме) на стеллаже в виде кипы бумаг, а будут доступны в электронном виде, будет реализован мощный поисковый механизм, то уже не будет стоять вопроса "полезно?" или "бесполезно?" - человек будет иметь возможность сделать выбор, не потратив на это лишнего времени - нашел релевантные запросу работы и уже _среди_них_ выбрал, что важно, а что не представляет никакой ценности.

Вот, видите. Начинают проявляться доказательства целесообразности и полезности

По поводу того, как тема выбирается с руководителем - и тут с вами не поспорить, однако опять попробую отстоять свое предложение: а разве не будет лучше, если у студента будет возможность познакомиться с уже защищенными работами, схожими с интересующей его темой? изучить то, что уже было исследовано? мы же по сути этим и занимаемся - список литературы может включать и уже защищенные работы.
а еще туда можно добавить своего рода "флажки", которыми отмечать лучшие работы.
плюс будет иметься представление об объеме, который можно охватить, и о том, какие проблемы и ошибки могут встретиться, ведь будут храниться несколько версий работ по мере их разработки, будут комментарии руководителя, что также может помочь немного проследить процесс (это уже не первоцель, а некоторые enhancements, которые могут быть полезны). Это в принципе полезно, иметь перед собой примеры...разве не так?

Но мы так же должны и учесть, что студент может элементарно надрать кусков и сделать работу методом копи-пейст. Тут как говорится о профессионализме речи не идет.
Я например даю прошлые работы студентам, которые работают в схожей тематике + как образец оформления удачных работ. Но!!! я и контролирую, чтобы не было копипейста. Но при большом хранилище - это будет вряд ли возможно, если Вы, конечно, не реализуете антирефератные функции проверки качества работы.

p.s. хранение работ в электронном виде - обязательное требование заказчика. Можно очень много рассуждать, нужно это или не нужно, в данном случае и в данном унвиерситете - нужно.

Интересно узнать, на чем оно основано, как это мотивирует заказчик? Как я понимаю заказчик - кафедра.

Кафедра лишь небольшое подразделение вуза. Обычно выпускает одну группу в год. Имеет не так много работ, хранению подлежат только квалификационные работы. Курсовые нет, да и качество у них бывает сомнительное. Ценность квалификационных тоже малая.

Согласен можно хранить наиболее значительные работы,работы научного характера, работы длительного действия (т.е. кусочки цельной работы выполняются в течение ряда лет). Но хранить весь извините "хлам"....

При этом если перейти к масштабам всего вуза, как организовать обязательность электронной копии? Например работы художников, конструкторов, технологов? Записка - это только часть работы, а как быть с результатами в виде физических объектов?