Всем привет.
В разных источниках говорится о важности первого вопроса при проведении интервью. Расскажите, как вы проводите интерьвью с представителями Заказчика. Интересные моменты и казусы. Какими анкетами пользуетесь при анкетировании. Советы опытных интервьюаторов тоже здесь .

На интервью или совещание хорошо идти подготовленным, т.е. обозначая повестку встречу заранее. При этом Вы сами понимаете - что будете спрашивать и про что слушать, а также даете Бизнесу возможность собраться с мыслями.
Также полезно дать ДЗ Бизнесу что-то подготовить к совещанию, например список верхних БП или обязанностей, которыми занимается Сотрудник. Аналитику тоже следует прочитать что-то по теме, а не идти совсем голым.
Лучше начинать разговор сверху вниз, т.е. сначала понимая весь спектр бедствия, а потом постепенно спускаться вниз.

А вообще вот формальный список того, что нужно для подготовки к Совещанию:
1. Сформулируйте вопросы и повестку встречи по временным слотам
2. Вышлите список вопросов и повестку заранее всем участникам Встречи
3. Запланируйте встречу со всеми ЗЛ и закажите все необходимое оборудование
4. Пригласите на встречу всех Участников
5. Пригласите также вед. Разработчика и др. Аналитика
6. Начинайте и заканчивайте Встречу во время,
7. Проверьте оборудование и презентацию заранее
8. Не приглашайте слишком много людей
9. Приглашайте только нужных людей
10. Выглядите опрятно

Лично я пользуюсь и анкетами, и аудиозаписью (с недавнего времени начала), т.к. запомнить всё просто невозможно. Тем более, что при уточнии каких-то подробностей у заказчиков открываются совершенно новые события, о которых ранее не говорилось. Приходится каждый раз дополнять опросник новыми пунктами. А использую я несколько бланков: опросник по функциям/процессам, опросник по документам и собственно паспорт процессов, в котором собрана обобщающая информация.

Nastёna, очень интересно... А посмотреть их можно? Если не жалко конечно. Я для себя использую методику обследования предметной области, предложенной здесь: http://www.mista.ru/obsledov.htm . С некоторыми корректировками, не использую DFD диаграммы и требования описываю по внутрифирменному шаблону.

Анкетами не пользуюсь принципиально. Они развивают природную лень
Кроме того, анкета дает понять, что у вас нет времени на непосредственное общение с заказчиком - а при таком отношении заказчик не будет ощущать сильных угрызений совести, не найдя времени для общения с вами.
Если и пользоваться списком вопросов, то не на первой стадии, а позже, в процессе уточнения требований.

НУ как посмотреть, имхо анкета позволяет опрашиваему сконцентрироваться на требуемой от него информации, а не давать ответ сразу при проведении интервью.
Здесь может помочь вариант предварительно отправленных вопросов, что собственно предлагал делать bas, но существует вероятность, что эти вопросы даже прочитать не успеют из-за высокой загрузки на работе. Хотя использование анкет тоже имеет свои отрицательные стороны, но исключать их полностью не стоит, скорей использовать в определенных ситуациях, например в той, когда действительно ограничено время на сбор информации.

Вопросы первой тоже не задаю. Начинаю с чего-то вроде "Расскажите, что ..." (как, зачем - но чаще "что") и слушаю, направляя беседу.

Я начинаю с: "Научите меня делать Вашу работу" Дальше диалог очень хорошо начинает развиваться. Заказчик может спросить а какую именно, я могу спросить а какую вы делаете? и т.д

Если предварительно получила какой-то материал, то задаю вопросы по нему. Но в любом случае свободный рассказ необходим. Т.к. в этих материалах многого может не оказаться.

Хорошо, если встречу с заказчиком проводят два аналитика, из которых один слушает, а второй записывает. Сравнив результаты, вы откроете удивительные вещи

Полностью разделяю мнение по обоим пунктам.

Аудио или видеозапись - очень полезная вещь для интервью.
Мы, к сожалению, не пользовались.

Мы пользуемся, на мой взгляд очень полезно и удобно.

[/

Nastёna, очень интересно... А посмотреть их можно? Если не жалко конечно. Я для себя использую методику обследования предметной области, предложенной здесь:http://www.mista.ru/obsledov.htm. С некоторыми корректировками, не использую DFD диаграммы и требования описываю по внутрифирменному шаблону.

В вашей методике идет слишком подробное описание , возможно у нас просто разные цели проведения интервью. Прикрепляю вам несколько своих анкет...

Да, действительно подробное, но разве бывает "слишком подробное" при обследовании? Цель - разобраться в предметной области, автоматизацию которой планируется провести.

Я смотрю, что и моя и ваша использует шаблон описания БП. Имхо это не совсем понятно для Заказчика. Я столкнулась с тем, что Заказчик не понимает, что должен вписать в эту строку... Он не понимает что такое БП, да что там говорить не каждый аналитик может правильно его определить. Теперь я склоняюсь к тому, что необходимо запрашивать и описывать функции, которые выполняет Заказчик так ему понятней, а аналитик должне разложить все это дело по полочкам, определить связи между этими функциями и выстроить процессы. К тому же большинство организаций ориентированы на функции, а мы стремимся к процессному подходу, чтобы было с кого спросить

Как считаете?

Да, действительно подробное, но разве бывает "слишком подробное" при обследовании? Цель - разобраться в предметной области, автоматизацию которой планируется провести.

Я смотрю, что и моя и ваша использует шаблон описания БП. Имхо это не совсем понятно для Заказчика. Я столкнулась с тем, что Заказчик не понимает, что должен вписать в эту строку... Он не понимает что такое БП, да что там говорить не каждый аналитик может правильно его определить. Теперь я склоняюсь к тому, что необходимо запрашивать и описывать функции, которые выполняет Заказчик так ему понятней, а аналитик должне разложить все это дело по полочкам, определить связи между этими функциями и выстроить процессы. К тому же большинство организаций ориентированы на функции, а мы стремимся к процессному подходу, чтобы было с кого спросить

Как считаете?

Совершенно с вами согласна, мы тоже стараемся придерживаться процессного подхода. Но исходим мы не целиком из функций, а данные опросники собираем методом интервью, т.е. поясняю... нас интересуют что и как делает конкретный человек...далее информация нами же заносится в таблицы. Заказчик может их и не видеть..

Для этого и нужен рассказ.
Если вы пришли автоматизировать работу уборщицы, конечно она не поймет, что такое бизнес-процесс.
Но если вы попросите ее рассказать вам, что она делает с того момента, как приходит на работу, до того момента, как уходит домой, по порядку, то получите очень внятное и подробное описание бизнес-процесса.

Психология.

Об этом и речь

Но если вы попросите ее рассказать вам, что она делает с того момента, как приходит на работу, до того момента, как уходит домой, по порядку, то получите очень внятное и подробное описание бизнес-процесса.

В принципе так мы и проводим беседу, но вопрос в другом, как всё записать, ничего не упустив и не запутавшись. Вот для чего и создаем мы эти опросники, для нас же самих.

бизнес-процесс уборщицы - хм, интересно: а у водителя тоже бизнес-процесс? или у бухгалтерии? было бы интересно посмотреть примеры бизнес-процессов, построенных по результатам подобных обследований с использованием приведенных форм. не откажите в любезности.

IMHO я бы всё-таки по старой привычке разделил бы два вида обследования:
1. когда аналитик владеет знаниями о предметной области
2. и когда аналитик впервые о ней слышит

далее деление продолжается, но уже для респондентов:
а) респондент является лицом, определяющим порядок выполнения обследуемой деятельности (намеренно не употребляю термин "владелец процесса" - практика показывает, что на отечественных предприятиях превалирует функциональная структура, а значит сквозные б/п не выделены, не говоря уже о владельцах)
б) респондент является исполнителем отдельных функций, которые преимущественно сосредоточены в отдельном подразделении.

Судя по Вашим, девушки, сообщениям, Вы преимущественно находитесь в ситуации 2б. Не скажу, что из выявленных на интервью функций нельзя составить какие-нибудь бизнес-процессы, пригодные для автоматизации, но позволю себе усомниться, что полученное описание будет полностью соответствовать реальному б/п AS IS. Ведь для сколько-нибудь крупного предприятия, существующего не один год, полученных таким образом обрывков (а это действительно будут обрывки, и не надо этого отрицать) будут сотни, если не тысячи. И сколько времени займет разбирательство с этой мозаикой? А как быть дальше, с реинжинирингом, или пусть даже оптимизацией, б/п? Или сразу будем что-то автоматизировать?

А вообще начинать надо с целей обследования.
Исторический анекдот: Подключили меня как-то к проекту, где только что было закончено обследование и отчет был сдан заказчику. Спрашиваю у менеджера проекта: Какова была цель обследования?
Ответ был потрясающим - ОБСЛЕДОВАТЬ! ...Занавес...

В заключение позволю себе еще разок поумничать и сошлюсь на такой тезис (вроде бы отрицающий сказанное ранее :о))): сквозные бизнес-процессы на предприятии есть всегда, и заключаются они в целенаправленном движении/распространении/перемещении информации для достижении реальных целей предприятия или его отдельных элементов. Исходя из подобной трактовки получается, что функции приема/обработки/передачи информации, выполняемые сотрудниками предприятия вторичны. Другим следствием является то, что "предприятия" занимающиеся "хитрыми схемами" очень сложно обследовать, т.к. их декларируемые цели сильно отличаются от реальных, соответственно, полученный результат редко соответствует потребностям.

P.S. кстати, по исходной теме: Сначала, безусловно, здороваюсь, представляюсь, если необходимо (т.е. не было озвучено ранее, например, сопровождающим) в двух словах поясняю цель визита, и, наконец, спрашиваю: Какова Ваша сфера ответственности? (За что Вы отвечаете?) Далее ориентируюсь по ситуации, преимущественно используя наработки из пункта 1, в том числе обращаясь к заранее сделанным заготовкам опросников, распечаткам регламентов, должностных инструкций и т.п.
Ну и психологию никто не отменял...

Мадам (хоть Вы и откликнулись на обращение "девушки" :о))), так получилось, что я когда-то давно вышел из юношеского возраста, поэтому не делайте сами того, в чем обвиняете других. Также невежливо личное обращение писать с маленькой буквы.

По первому пункту осмелюсь предположить, что данный опрос недостаточно репрезентативный и корректно сформулированный, чтобы доверять его результатам. Если угодно, Вы можете считать это прямым выпадом в свой адрес.

По второму вопросу останусь при своем мнении, т.к. имею достаточно [для меня] подтверждений сказанному мной ранее. Во многих случаях заказчики просто отказываются говорить с исполнителями не владеющими конкретной предметной областью. Да и для компании-исполнителю это невыгодно - теряется драгоценное время, снижается качество результата. Косвенным подтверждением этого являются требования к вакансиям, в описании большинства из которых приводятся указания на опыт в некоторой предметной области.

P.S. И потом, я как-то не претендую на звание самого внимательного аналитика. А Вам, как продвинутому аналитику, советую быть аккуратнее с формулировками, типа, "сформулировал исходные данные".

Давайте лучше по делу...

Модератор: Далее любые сообщения не по теме будут удаляться

Всем добрый день. Подскажите, что делать, когда при интервьюировании опрашиваемый пытается переложить все на меня, отговариваясь: "Вы напишите, как вы это представляете, а я проверю и подкорректирую...". Так, например, случилось с описанием документов, которые должны использоваться в процессе. Собственно я могу выделить всего лишь типы документов и то не все, а уж тем более откуда они поступают и куда уходят, что в себя включают, в скольких экземплярах и т.д.
Вообще, вся причина, я думаю, кроется в наличии свободного времени у опрашиваемых.Его у них почти никогда нет! может быть подскажите, как замотивировать человека, чтобы он согласился на беседу???

Вообще, вся причина, я думаю, кроется в наличии свободного времени у опрашиваемых.Его у них почти никогда нет! может быть подскажите, как замотивировать человека, чтобы он согласился на беседу

Как показывает жизненный опыт, замотивировать человека в такой ситуации может только его руководитель. Если же руководство заказчика не нацелено на внедрение, или руководитель подразделения считает что оно им совсем не нужно у опрашиваемых никогда не найдется достаточно времени даже для проверки и корректировки документов, не говоря уж о беседе.

Может ПМ со стороны заказчика может помочь решить сложившуюся проблему?