Ай, все-то вы (автор, ваша организация) усложняете... Диаграмма, сдается мне, будет состоять из одного человечка, подписанного "админ" и одного огурца, надписанного "расставить галки".
А если серьезнее, в данном случае нужен не flow (которого по сути нет), а некий регламент наделения полномочиями. Кому можно, что можно, где можно, в течение какого времени можно. А также, кто вносит изменения и кто контролирует. Под "кто" могут пониматься как роли в системе, так и должности в организации.
Если очень нужно описать именно процесс наделения полномочиями - ну так его и опишите. Мол, в начале не было ничего. И пришел админ, и сказал он "да будет пользователь". Увидел админ, что пользователь гол и одинок. И выдал он ему права, и включил его в группы. И увидел дело рук админа офицер СБ, и изрёк "это хорошо".