Накидайте модель процессов в неформальном виде, уточните её правильность у постановщика. Обычно люди гораздо больше информации выдают, когда видят хоть что-то, тем более неправильное, чем когда к ним приходят с чистым листом.

Соглашусь с Денисом.

Но только вы решите сначала - какую модель вы будете показывать заказчику - as is или to be? Учитывая что для to be у вас пока мало знаний о предметной области - лучше начать с as is, причем сразу планируйте потратить много времени на ее уточнение.
И еще - хорошо бы после того как получите согласованное с заказчиком представление того, как сейчас все происходит, задать заказчику вопрос - а почему надо менять? Какие выгоды будут от нового процесса, какие ветки на старой диаграмме исчезнут, какие "узкие" места "разошьются"? Вам может показаться, что вы и сами знаете ответ на этот вопрос, но лучше получить его от заказчика, причем не подсказывая ему свои мысли.

Смотрите, Ваша тема "Автоматизация оформления покупок через веб-портал ОАО Новосибирский Инструментальный Завод". Есть некое описание этого процесса или то, что предполагается получит от этого.

Сразу возникает вопрос:
1. Является ли ОАО Новосибирский Инструментальный Завод новатором в этой области?
2. Каким образом именно сейчас осущестувляется оформление каких-либо покупок?
3. А какие виды покупок различают, в чем их особенности?
4. Кто оформляет покупку сейчас? Как он это делает? Кто еще вовлечен в процесс покупки?
5. Что нужно, чтобы осуществить покупку?
6. Как клиент узнает о предмете покупки?
7. Что собственно продает ОАО Новосибирский Инструментальный Завод?
8. Чем это отличается от того, что например продает книжный магазин?
9. Почему возникла потребность создания интернет-площадки для продажи?
10. Кто является покупателем-клиентом завода?

Ездил к начальнику Аналитического отдела завода, чтобы понять что требуется сделать. Была поставлена цель: есть сайт предпрития, необходимо доработать и сделать что-то вроде модуля который бы позволял посетителям выбрать товар, сформировать корзину товаров и оформить заказ, который бы посредством электронной почты отправлялся бы в коммерческий отдел ОАО "НИЗ", где с заказом бы уже работали менеджеры по стандартной схеме, оформление договора, счет-фактур, товарных накладных.

Действующие лица (актеры): частное лицо или мелкие предприниматели (акцент будет на них), менеджер по продажам, сам модуль автоматизации заявки, БД коммерческого отдела в котором формируется заявка и все документы необходимые: товарная накладная, счет-фактура, транспортная накладная и центральная складская база (которая передает данные посредством конвертации в локальную БД коммерческого отдела). Необходимо описать ВИ в котором пользователь выбирает товар на сайте, формирует корзину, потом просматривает ее, если надо редактирует, оформляет форму (в которой будет ФИО как связаться адрес и прочая информация от пользователя), потом он отправляет эту форму через модуль, который передает заявку в коммерческий отдел. Менеджер ее проверяет, связывается с тем кто ее оформил, подстверждает ее. Потом начинает формировать договор на поставку, формирует приказ на отгрузку, счет-фактуру, товарную накладную - это в случае если товар есть на складе, в противном случае отказать в заявке.

1. Организационная структура
   коммерческий отдел ОАО "НИЗ"
      менеджеры

2. Что делает менеджер:
   1. работает с заказаом по стандартной схеме - это что такое?
   2. получает заявку, свзяывает с автором, подтверждает ее, проверяет наличие товара на складе, пускает в ход
   3. оформляет договор
   4. формирует приказ на отгрузку - приказ кому? самому себе?
    5. формирует счет-фактуру - кому покупателю?
    6. формирует товарные накладные - кому?

3. что используем:
   Есть База данных коммерческого отдела - как к ней получают доступ, что из нее берется? Является ли эта база частичным клоном центральной базы? И следовательно не будет ли БД ком отдела основой вашего приложения?

4. в целом
 клиент выбирает товар на сайте: каким образом, что ему доступно, что за информация о товаре размещена? почему нельзя сразу узнать об отсутствии товара на складе? кто заполняет и ведет каталог товаров на сайте, как связан каталог с базой данных склада?
 клиент формирует корзину - может ли корзина сохранятся между сеансами?
 клиент оформляет заказ заполняя некую форму
после сохранения заказа он отправляется менеджеру на мыло? со всем его содержимым?
  менеджер проверяет заявкуи и в путь выше описано.
  А что если у менеджера сотни в день таких заявок, как он узнает отмечает что заявка им прочитана и по ней сделан ход? сколько времени нужно для исполнения заявки, какое количество менеджеров работает, как между ними распределяются заявки  и т.п.

Поскольку Вашей задачей является создание модули принятиязаявки, то очевидно нужно сосредоточить внимание:
1. на каталоге товаров
2. на способах формирования корзины
3. на оформлении заказ-заявки
4. вход и регистрация клиента

Остальное как я понимаю за кадром

Вам похожеоргструктура почти и не нужна

Ответы на вопросы предыдущего поста:
1. Да является новаторов, если учесть, что создается интернет-площадка для продажи - это новое.
2. Оформление покупок осуществляется через размещение заказов в коммерческом отделе предприятия - далее все по стандартной форме: резервирование товара на складе, получение предоплаты, доставка и отгрузка товара заказчику, получение всей суммы, закрытие заявки.
3. В основном сейчас оптовые виды покупок. Работают с крупными оптовыми заказчиками, есть свой розничный магазин при заводе.
4. Оформление покупок производит менеджер коммерческого отдела, он же формирует всю документацию: товарная накладная, счет-фактура, договора а так же приказа на отгрузку (это внутренний документ и поступает он на склад, дублирует во многом счет-фактуру)
5. Разместить заказ - сейчас в основном работают с крупными заказами (начиная от 300 000 рублей и выше), мелкие рассматриваются в последнюю очередь.
7. Вообщем всякие инструменты Головки, слесарные наборы, ключи гаечные, ключи разводные, шарниры, патроны сверильные, кусачки, пласкогубцы, зубила, стамески, тиски и прочее.
8. Ну может тем, что вся продукция выпускается по ГОСТам? И имеет высокое качество.
9. Потребность в создании Интернет-площадки возникла, потому что сейчас завод работает с крупными оптовиками, но при этом теряет мелких оптовиков, частных лиц и мелких предпринимателей (пускай их и немного - но все вместе они образуют "большой пласт" потенциальных потребителей). Таким образом они хотят с помощью Интернет-площадки предоставить возможность этой категории потребителей просмотреть продукцию и сформировать свой заказ.
10. Ну как я писал выше это крупные оптовые фирмы, которые уже потом поставляют продукцию дальше по региону и по России.

Тут и возникает вопрос: про организационную структуру. Следует описывать организационную структуру отдела или всего предприятия, или лишь отделов которые в какой-то мере задействованы во всей схеме оформления заказа-продажи?

И что самое интересное: при разговоре с Гусевым (начальник АСУ ОАО НИЗ) он говорил о том, что заказы должны поступать на e-mail? Хорошее конечно требования, но действительно как быть если этих заявок будет сто? Двести? Это придется же сколько обрабатывать заявки?

В конце своей работы, как мне теперь сказали, я должен получить все таки программную реализацию, но как я понимаю для завода дать лишь рекомендации по поводу этого. Потому что сейчас у них никто не занимается ни сайтом, который есть, а уж тем более никто не будет браться за заполнение каталогов и их ведение. Вот такой парадокс получается

1. Да является новаторов, если учесть, что создается интернет-площадка для продажи - это новое.

Я понял вопрос Эдуарда по-другому. Для меня вопрос прозвучал так - правда ли, что ни у какого другого (похожего) завода нет такой площадки? Если да, то этот завод - новатор. Иначе - нет.

2. Оформление покупок осуществляется через размещение заказов в коммерческом отделе предприятия - далее все по стандартной форме: резервирование товара на складе, получение предоплаты, доставка и отгрузка товара заказчику, получение всей суммы, закрытие заявки.

А как размещаются заказы? Что поступает в коммерческий отдел предприятия - телефонный звонок, письмо по почте, факс? Есть ли какая-то форма которую надо заполнить для того, чтобы заказ приняли в обработку? Что содержится в этой форме, если она есть? Если ее нет - то какую вообще информацию предоставляет покупатель? Кроме списка товара и его количества, это я думаю очевидно, представляет ли покупатель свои реквизиты? Если да, то что именно - уставные документы, их копии, заверенные или нет? Выписку из банка? Покупатель может быть физическим лицом? А индивидуальным предпринимателем? А лицом, занимающимся частной практикой? Может быть покупатель нерезидентом? Если да, то какие документы от него требуются? На каком этапе происходит сбор данной информации, если она нужна? На этапе заявки на покупку товара или при оформлении покупки (п.4)?

3. В основном сейчас оптовые виды покупок. Работают с крупными оптовыми заказчиками, есть свой розничный магазин при заводе.

Планируется ли сохранить такой порядок? Будет ли Интернет-площадка работать с розничными покупателями?

4. Оформление покупок производит менеджер коммерческого отдела, он же формирует всю документацию: товарная накладная, счет-фактура, договора а так же приказа на отгрузку (это внутренний документ и поступает он на склад, дублирует во многом счет-фактуру)

Это данному менеджеру должен поступать заказ с интернет-площадки? И если да, то такой менеджер один или нет? Должны ли заказы на разные группы товаров поступать различным менеджерам? Как правило менеджеры по продажам имеют бонусы от суммы своих продаж - кто же из них будет тогда получать заказы с сайта и по какому алгоритму должны распределяться эти заказы?

7. Вообщем всякие инструменты Головки, слесарные наборы, ключи гаечные, ключи разводные, шарниры, патроны сверильные, кусачки, пласкогубцы, зубила, стамески, тиски и прочее.

Как будут группироваться товары на сайте? Планируется ли дать пользователю сайта возможность сохранять и отслеживать свои заказы, а также создавать на их основе шаблоны - чтобы не заполнять каждый раз простыню на товарных 100 позиций? Если да, то как поступать в случае изменения номенклатуры в шаблоне?

8. Ну может тем, что вся продукция выпускается по ГОСТам? И имеет высокое качество.

Хм.. Ну вот, допустим, изменяется ли общая цена в зависимости от совокупного заказанного веса товара? Возможно ли заказать товар, которого еще нет на складе готовой продукции? Требуется ли учитывать данные параметры при составлении заказа на сайте, нужно ли показывать пользователю эти данные, если учитывать то как именно?

9. Потребность в создании Интернет-площадки возникла, потому что сейчас завод работает с крупными оптовиками, но при этом теряет мелких оптовиков, частных лиц и мелких предпринимателей (пускай их и немного - но все вместе они образуют "большой пласт" потенциальных потребителей). Таким образом они хотят с помощью Интернет-площадки предоставить возможность этой категории потребителей просмотреть продукцию и сформировать свой заказ.

Оценивал ли кто-нибудь размер этого "потерянного" кластера покупателей в денежном отношении? Может ли быть такое, что овчина не стоит выделки? Есть ли достаточно сотрудников, чтобы обрабатывать заказы данных покупателей, тем паче, что вы писали, что работают, в основном, с крупными заказами (п.5)? Не получится ли так, что этот ворох мелких заказов останется без ответа и это в будущем вызовет негативное отношение потенциальных заказчиков (я им заказ сформировал, а они даже не почесались!)?

10. Ну как я писал выше это крупные оптовые фирмы, которые уже потом поставляют продукцию дальше по региону и по России.

Может быть лучше тогда на них и сосредоточиться?

Тут и возникает вопрос: про организационную структуру. Следует описывать организационную структуру отдела или всего предприятия, или лишь отделов которые в какой-то мере задействованы во всей схеме оформления заказа-продажи?

По-моему мнению, лучше описывать те отделы, которые вовлечены в процесс.

И что самое интересное: при разговоре с Гусевым (начальник АСУ ОАО НИЗ) он говорил о том, что заказы должны поступать на e-mail? Хорошее конечно требования, но действительно как быть если этих заявок будет сто? Двести? Это придется же сколько обрабатывать заявки?

Задайте этот вопрос ему. Предложите несколько вариантов решений.

В конце своей работы, как мне теперь сказали, я должен получить все таки программную реализацию, но как я понимаю для завода дать лишь рекомендации по поводу этого. Потому что сейчас у них никто не занимается ни сайтом, который есть, а уж тем более никто не будет браться за заполнение каталогов и их ведение. Вот такой парадокс получается

Судя по всему, вам дали "висячую" работу, которая никому не нужна на данном этапе. Сделаете - хорошо, не сделаете - ничего страшного

Я понял вопрос Эдуарда по-другому. Для меня вопрос прозвучал так - правда ли, что ни у какого другого (похожего) завода нет такой площадки? Если да, то этот завод - новатор. Иначе - нет.

+1 Я бы даже расширил ситуацию. Является ли завод вообще первым в мире, кто решил продавать что-то через интернет? Это бы вопрос с подковыркой. Меня часто удивляют студенты и не только, которые сразу начинают изобретать очередной велосипед. Причем гораздо худший, чем уже есть.

Насколько я понимаю, Вы, Batak, уже вполне определись с тем, что будете делать. Не имеет ли смысл посмотреть вокруг, а чего понаделали ваши соседи по планете