Ключевые понятия бизнес-анализа Расширение модели Базовых понятий

Ранее, в предыдущих постах, мы с вами имели возможность подробно поговорить о Базовых понятиях.

Разобравшись с самой сутью Базовых понятий, мы смогли собрать их в единую модель и уже с помощью этой модели ответили на самый главный вопрос: «Что такое бизнес-анализ?»

Давайте вспомним еще раз:

Бизнес-анализ –это деятельность, которая делает возможным проведение Изменений в организации, приносящих Пользу Заинтересованным сторонам в определенном Контексте, путём выявления Потребностей и обоснования Решений, описывающих возможные пути реализации этих Изменений

Данное определение перечисляет все, так называемые, Базовые понятия бизнес-анализа (они выделены в определении), и дает общее понимание их взаимосвязей.

Но, на самом деле, общий набор понятий бизнес-анализа не ограничивается только набором Базовых. Модель Базовых понятий как бы окружена еще одним внешним слоем – слоем, так называемых, Ключевых понятий.

Разбор Ключевых понятий завершает построение понятийного фундамента, как некоего базиса, который нам необходимо освоить для ясного и системного восприятия любой информацию, касающейся бизнес-анализа.

В прошлом обсуждении мы уже затронули некоторые из Ключевых понятий, например, мы поговорили о Требованиях.

Данная статья является продолжением.

В ней мы с вами более детально разберемся с Ключевыми понятиями бизнес-анализа и завершим формирование нашего понятийного фундамента.

Итак, какие понятия входят в список Ключевых понятий?

В состав Ключевых понятий входят:

Требования;Дизайн;План;Риск;Польза.

Ключевые понятия не являются поднабором Базовых понятий, так же как не входят как часть в какое-то конкретное Базовое понятие.

Ключевые понятия связаны с Базовыми понятиями и образуют как бы новый информационный слой, или оболочку для Базовых понятий.

Сейчас мы видим вкратце, как Ключевые понятия связаны с Базовыми понятиями.

Давайте начнем с первого Ключевого понятия.

Это…

Требование

Ранее я уже рассказывал, что Требование – это доступное для практического использования представление такого Базового понятия, как Потребность.

Я предлагаю чуть подробней остановиться на взаимосвязях Требования и Потребности и разобраться, почему же Требование и Потребность так связаны между собой.

Во второй версии BABOK® Guide для Требования было использовано определение , данное еще в стандарте IEEE St. 610.121990: IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology

Итак, Требование – это

Условие или возможность необходимые пользователю для решения Проблемы или достижения Цели (обратите внимание на два очень важных понятия: Проблема и Цель, мы с вами подробней о них поговорим чуть позже);Условие, которое должно выполняться или способность, которыми должно обладать Решение или его компоненты для удовлетворения условий контракта, стандарта, спецификации или других формально оформленных документов;Документальное представление условий или возможностей, описанных в пунктах 1 и 2.

Давайте посмотрим чуть внимательней на определение Требования, которое данное выше.

В пункте 3 определения говорится, что требование — это «представление». Представление чего-то, что может приносить Ценность Заинтересованным лицам путем решения Проблемы, или путем реализации некой Возможности.

Во второй части определения есть ключевая фраза: «Условие, которое должно выполняться или способность, которыми должно обладать Решение или его компоненты…». Это означает, что Требование описывает некоторые возможности или ограничения, которым должно соответствовать Решение.

Поскольку ранее мы договорились, что Требование – это представление Потребности, то мы можем определить потребность как:

«Нечто, что может нести Ценность для Заинтересованных лиц путем решения Проблемы, реализации Преимущества или Возможности, или соответствия Ограничениям».

Ранее мы с вами говорили, что в Модели Базовых Понятий Бизнес-анализа Потребность определена короче:

«Проблема, Возможность или Ограничение, которые представляют некоторую Ценность для Заинтересованной стороны».

То, что мы определили Требование как «представление Потребности» — это хороший шаг вперед, однако этого недостаточно. Давайте предположим, что мы хотим выразить в виде Требования Потребность в улучшении пользовательского интерфейса к системе, но выражаем эту информацию в виде ритуального танца индейцев Северной Америки. В этом случае мало кто сможет нас понять и использовать эту информацию. Естественно, что информация должна быть представлена в форме, удобной, доступной для понимания и использования.

Как результат, в Модели Ключевых Понятий Бизнес-анализа, требование определено, как:

«Доступное для практического использования представление Потребности».

Таким образом, связь таких понятий, как Требование и Потребность выражается через их определения:

Потребность: «Проблема, Возможность или Ограничение, обладающие потенциальной Ценностью для Заинтересованных сторон»;Требование: «Доступное для практического использования представление Потребности».

Таким образом, мы видим, что Требование напрямую связано с Потребностью , как некое выражение оной, и косвенно, через Потребность, связано с Ценностью и Заинтересованной стороной (см. Рис. 1) .

Рисунок 1. Требование и его связи с Базовыми прнятиями

Следующее Ключевое понятие – это…

Дизайн

Мы с вами уже договорились, что Решение – это конкретный способ удовлетворения одной или нескольких Потребностей в некотором Контексте.

Неудовлетворенная Потребность – это уже Проблема.

Поэтому, целью Решения является удовлетворение Потребности, т.е. устранение Проблемы.

Бизнес-аналитик, как правило разрабатывает несколько вариантов Решения, поскольку одна и та же Проблема может быть решена несколькими путями.

Но, все-таки, зачем необходимо разрабатывать несколько вариантов Решения?

Вернемся к определению Решения. Очень важным моментом в определении Решения является упоминание того, что Решение удовлетворяет Потребность именно в некотором Контексте.

Это означает, что одно и тоже Решение, разработанное для устранения однотипной Проблемы, в одной компании (контексте) может принести большую пользу, но в другой – наоборот совершенно не сработать. Это происходит из-за различий, существующих во всех возможных аспектах окружения, которые складываются в такое понятие как Контекст.

Погрузившись глубже, на уровень одной компании, мы можем сказать, что даже в рамках одной компании очень сложно найти одно Решение, которое удовлетворило бы всех.

Заинтересованные стороны, как часть Контекста, оказывают очень сильное, и, наверное, даже решающее влияние на выбор Решения.

Одно и тоже Решение может приносить большую пользу для одной категории Заинтересованных лиц, обладать практически нулевой ценностью для другой Заинтересованной стороны и усложнять жизнь или нести отрицательную ценность для третьей.

Именно поэтому, для устранения Проблемы, или совокупности Проблем, бизнес-аналитик предлагает и обосновывает несколько Решений.

Это многообразие вариантов, или путей реализации одного Решения обусловлено необходимостью удовлетворить потребности максимального количества Заинтересованных сторон.

При этом, различные варианты Решений могут быть оптимизированы с точки зрения разных критериев.

Например, бизнес-аналитик может предложить Решения, оптимизированные с точки зрения цены, трудозатрат, времени реализации Решения и т.п.

Таким образом, все предлагаемые Решения имеют одну цель – это устранение выявленной Проблемы, или совокупности Проблем, различия же Решения кроются в деталях их реализации.

Мы подошли к определению понятия Дизайн.

Дизайн — это формальное описание существенных в контексте решаемой задачи аспектов конкретного Решения или его составных частей

Если Решение отвечает на вопрос «Что» нужно сделать, чтобы удовлетворить потребность, то Дизайн отвечает на вопрос «Как» именно это сделать.

Таким образом, Дизайн самым непосредственным образом связан с Решением, поскольку является его описанием. Дизайн также опосредованно, через Решение, связан Потребностью и с Контекстом.

Поскольку назначением Дизайна является рассказать, как, каким образом Решение должно быть реализовано, то это означает, что Дизайн – это хотя и формальное описание конкретного пути реализации Решения, но, при этом, оно обязано быть пригодным для практического использования.

Для того, чтобы закрепить понимание смысла и связей таких понятий, как Требование, Решение и Дизайн, повторим, на чем фокусируется каждое понятие.

Таким образом, мы видим, что Дизайн напрямую связан с Решением (см. Рис.2), поскольку является его описанием, представлением. Также, Дизайн через Решение связан с Потребностью и Контекстом. Через Потребность, Дизайн связан с понятием Требование.

Рисунок 2. Дизайн и его связи с Базовыми понятиями

Вообще, если обобщить то, что мы с вами уже успели обсудить в отношении Ключевых понятий и их связей с Базовыми понятиями, то мы с вами можем сделать очень интересный вывод:

Ключевые понятия чаще всего являются представлениями того или иного Базового понятия.

Следующее Ключевое понятие – это…

План

Когда Решение выбрано и разработан путь его реализации, т.е. разработан Дизайн, необходимо определиться с конкретными шагами по реализации Решения. Т.е. в данном случае мы говорим о том, что должен быть составлен план реализации Решения.

Основной вопрос, на который мы должны ответить перед началом составления плана – это: каков должен быть результат, какую, все-таки, цель мы пытаемся достичь?

Когда мы говорим о плане реализации Решения, то цель, результат, который мы должны получить – это реализация Решения. Казалось бы, ответ очевиден и даже банален, но не все так просто…

Мы с вами уже обсуждали, что означает «реализация Решения», или что означает фраза «Решение реализовано полностью». Решение реализовано полностью только тогда, когда оно принесло Пользу. В свою очередь, считается, что Решение принесло пользу только тогда, когда Потребность полностью удовлетворена. Или говоря в терминах Проблемы, Решение реализовано полностью, когда мы устранили Проблему.

Таким образом, возвращаясь к плану, мы можем сказать, что целью создаваемого Плана, или его ожидаемым результатом должно быть получение Пользы, что в свою очередь означает удовлетворение Потребности, в ответ на которую и создано данное Решение, или устранение Проблемы.

Для того, чтобы лучше разобраться с понятием План, давайте обсудим, из чего он состоит и каковы основные этапы его построения.

Прежде всего, План по сути своей, является упорядоченной последовательностью событий.

Поэтому, в первую очередь, необходимо определить собственно эти события, или шаги плана.

Для того, чтобы иметь возможность выстроить шаги в нужной последовательности необходимо выявить зависимости, существующие между шагами.

При этом, мы понимаем, что зависимости могут существовать как между шагами Плана, так и между шагами и чем-то внешним. Это означает, что реальный план должен создаваться для реальных условий, т.е. для реально существующего или потенциального Контекста. Не учёт внешних зависимостей может свести ценность Плана к нулю.

Для каждого шага необходимо определить его метаданные, т.е.

выходные данные или результат. Т.е. не только на уровне Плана вообще, но и на уровне каждого шага, мы должны понимать, какую задачу должен выполнять этот шаг, какую цель мы пытаемся достичь, насколько этот шаг приближает нас к решению Проблемы или удовлетворению Потребности;календарные сроки/даты выполнения;

Таким образом, понятие План мы можем определить следующим образом:

План — это предложение для выполнения или достижения чего-то. Планы описывают набор событий, зависимости между событиями, ожидаемую последовательность, график, результаты, необходимые материалы, ресурсы и Заинтересованные стороны.

Мы видим явные связи понятия План с такими понятиями как: (см. Рис. 3)

Решение;через Решение — Потребность и Проблема; Польза, или Ценность, которую должны принести, как каждый отдельный шаг Плана, так и план в целом;Контекст;Заинтересованные стороны;и, поскольку План описывает путь перевода Организации из текущего состояния в будущее, желаемое состояние, то результатом выполнения Плана будет проведение Изменений в Организации. Таким образом, понятие План очень тесно связано с понятием Изменение, поскольку описывает именно пошаговое его проведение.

Рисунок 3. План и его связи с Базовыми понятиями

Следующее Ключевое понятие – это…

Риск

Как мы с вами уже многократно говорили, главной целью Бизнес-анализа является проведение в Организации Изменений, приносящих пользу этой Организации.

Изменения – это практически всегда отказ от чего-то привычного и проверенного и переход к чему-то новому, зачастую еще не проверенному. При этом, как мы уже упоминали, даже если на предприятии реализуются изменения, проверенные на опыте других, аналогичных Организаций, все-равно такое движение вперед связано с большой долей новизны.

Все новое, неизведанное, всегда таит в себе опасность. Или возможности, о которых мы еще не догадываемся. Мы не знаем, с чем нам придется столкнуться на пути из пункта “As IS” в пункт “To Be”.

Это незнание всех необходимых деталей и является главной причиной возникновения Проблем.

Всегда ли незнание чего-то важного приводит неизбежно к возникновению проблемы? Можно ли как-то избежать проблем, даже если мы и не располагаем всей необходимой информацией?

Человечество на протяжении всей своей истории развития научилось логически связывать отсутствие какой-то информации с проблемой, которая может возникнуть в результате этого незнания. Т.е. делать заключения типа: «У нас нет этой информации, это может привести к такой-то проблеме».

Причем, что очень важно, такие выводы люди научились делать еще до того, когда появилась собственно проблема. Т.е. проблемы, как таковой еще нет, но есть понимание потенциальной опасности возникновения этой проблемы.

Такие потенциальные проблемы, или говоря более точным языком, проблемы, обладающие некоторой вероятностью возникновения в будущем, принято называть Риском.

Проблемой может стать, как некоторое событие, которое может наступить в будущем, так и его последствия.

Почему это возможное событие мы называем Проблемой?

Потому что, как это событие, так и его последствия могут оказывать негативное влияние на что-то очень важное для нас.

Небольшой промежуточный итог:

Риск – это событие, обладающее некоторой вероятностью возникновения в будущем, большей 0% но меньшей 100%, которое либо самостоятельно, либо через его последствия, либо в комбинации этих двух составляющих способно нанести вред или оказать негативное влияние на какой-то важный аспект нашей жизни.

Данное определение не является каноническим, а служит лишь некоторым промежуточным итогом, помогающим нам закрепить то, что мы уже обсудили.

Как мы уже с вами говорили ранее, неизвестность и, связанные с ней возможные проблемы, чаще всего возникают в процессе нашего целенаправленного движения из знакомого привычного состояния в новое, мало знакомое состояние. В данной фразе ключевым словом является «целенаправленное» движение. Это означает, что наше движение обусловлено какой-то целью, которую мы хотим достичь. И неожиданности, которые нас ждут на новом пути, как раз «пытаются» нам помешать достичь эту цель.

Говоря другими словами, в результате воздействия этих факторов, мы можем отклониться от заданной цели, прийти совершенно не в ту точку, в которую ожидали прийти, можем получить не тот результат, который ожидали, или, говоря более обще, можем получить отклонение от чего-то ожидаемого.

Именно поэтому каноническое определение Риска, данное в стандарте ГОСТ Р 51897 – 2011 звучит как:

Риск — влияние неопределенности на цели

И далее даются следующие разъяснения в виде примечаний (я укажу только те, которые имеют значение в контексте нашего разговора):

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Эффект — это отклонение от ожидаемого — положительного и / или отрицательного. ***ПРИМЕЧАНИЕ 3. Риск часто характеризуется ссылкой на потенциальные события и последствия или их комбинацию.ПРИМЕЧАНИЕ 4. Риск часто выражается в виде сочетания последствий события (включая изменения обстоятельств) и связанной с ним вероятности возникновения.ПРИМЕЧАНИЕ 5. Неопределенность — это состояние, даже частичное, недостатка информации, связанной с пониманием или знанием события, его последствий или вероятности.

Особо хочу подчеркнуть, что в определении использовано понятие «неопределенность», но не «неизвестность». С огромным удовольствием выслушал бы мнение лингвистов, но с мой точки зрения Неопределенность – это недостаток информации, т.е. отсутствие полной и/или достоверной информации. Неизвестность же означает полное отсутствие какой-то важной информации.

Понятие «Неопределенность» является ключевым в определении Риска и является следствием следующих проблем с информацией. Информация:

неточная;недостоверная;неполная;

более того, нам неизвестно, насколько она неточная, недостоверная и неполная

доступна нам только в виде различных интерпретаций;информация нестабильна и может время от времени изменятьсяи т.д. …

Давайте рассмотрим еще несколько определений Риска.

3-я версия BABOK Guide, определяет Риск, как

Риск — это влияние неопределенности на Ценность, достигаемую Изменением, на Решение или на Организацию в целом.

PMI Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide определяет Риск как

Вероятностное событие или условие, которые могут повлиять на одну или несколько целей проекта положительно или отрицательно

Карл Вигерс в третьем издании “Software requirements” определяет Риск как

Условие, которое может стать причиной потерь, или иным образом угрожать успеху проекта

Риск понятие объективное. Риск существует независимо от того осознают ли его наличие или нет, учитывают или игнорируют его.

Как мы уже говорили ранее, возникновение риска связано с наличием неопределенности или вероятностным характером процессов и событий.

Это неполнота и ограниченность знаний об объекте, или процессе, по отношению к которому принимается решение, ограниченность возможностей человека в сборе и анализе информации при постоянной изменчивости этой информации.

Риски также связаны с противоборством или различием в интересах: от жесткой конкуренции до простого несовпадения интересов.

Риски могут быть обусловлены материальными, трудовыми, информационными ограничениями при принятии решений и их реализации.

Риски могут быть обусловлены низким качеством внешних и внутренних источников информации.

Мы уже практически готовы обсудить связь понятия Риск с Базовыми понятиями БА.

На самом деле, Риск связан практически с каждым Базовым понятием, причем эти связи двусторонние.

Риск и Изменение

Мы начали наше обсуждение понятия Риск с утверждения, что Изменения – это движение из точки “As Is” в точку “To Be”.

Это практически всегда движение по незнакомой территории. Поэтому, Изменения всегда несут в себе большую долю неопределенности, а следовательно – Рисков.

Но, с другой стороны, Риски сами зачастую являются стимулом или триггером для начала проведения Изменений. Хорошо известно, что практически в 100% случаев причиной начала изменений является либо наличие в Организации Проблемы, либо наличие Возможности, которую Организация хочет реализовать, чтобы избежать Проблемы в будущем. Если Организация достаточно зрелая, обладает хорошим опытом работы в своей отрасли, то, чаще всего, она не дожидается наступления Проблемы как таковой. Организация пытается идентифицировать Проблему еще до её наступления, когда она еще имеет вероятностный характер (может наступить, а может — нет), и постараться избежать ее путем проведения каких-то предупреждающих Изменений. Не наступившая Проблема, имеющая некоторую вероятность большую 0% и меньшую 100% как раз и есть Риск.

Что касается Возможности, то многие источники, описывающие Риски, не ассоциируют понятие Риск только с негативными явлениями. Широко известно мнение, что некоторое потенциальное положительное событие – так же называется Риском. Однако, большинство источников, делая эту оговорку, все-таки уточняют, что для вероятностного положительного явления лучше использовать термин Возможность (Opportunity), а Риск наделить только негативным смыслом.

Таким образом, строго говоря, Риск, как потенциальная Проблема и Возможность – это одно и тоже понятие только с разными знаками. И в отношении Изменений они играют совершенно одинаковую роль, они инициируют Изменения.

Риск и Заинтересованные стороны

Я не сильно ошибусь, если скажу, что область, поставляющее наибольшее количество Рисков – это все, что связано с работой с Заинтересованными сторонами.

Конкуренция, которая существует не только за пределами Организации, но и внутри, столкновение интересов, сложности субъективного восприятия информации, личностные качества, человеческий фактор – все это несет огромное количество потенциальных Проблем, т.е. Рисков.

С другой стороны, наличие Рисков является хорошим стимулом к мобилизации работы сотрудников организации, к вовлечению новых специалистов, для решения надвигающихся или потенциальных Проблем.

Риск и Контекст

Внешнее окружение, т.е. конкуренты, государство, законодательство, регулирующие органы, рынок, экономическая ситуация в стране и в мире в целом все это и много другое можно объединить единым понятием «Внешний Контекст». Все эти аспекты нестабильны, подвержены изменению, имеют очень сложные связи и зависимости, зачастую очень сложно предсказуемы и поэтому могут поставлять большое количество потенциальных Проблем.

Внутренняя экономическая, финансовая, ситуация в Организации, сложность бизнеса, сложность организационной структуры, наличие большого количества внутренних подразделений, имеющих различные интересы, внутреннее формальное и неформальное влияние одних сотрудников или групп на других, все это потенциальные Проблемы, или Риски, связанные с внутренним Контекстом Организации.

Риск, Решение, Ценность и Потребность

Создавая проблемы на нашем пути к цели, стоящей перед проводимыми Изменениями, Риски все дальше и дальше уводят нас от заветной цели. Результат, к сожалению, может оказаться совершенно не таким, каким мы его ожидали. Это означает, что реализованное Решение может оказаться не настолько полезным, как планировалось — Решение не сможет полностью решить Изначальную Проблему или удовлетворить изначальную Потребность.

Все это означает, что реальная Ценность Решения может оказаться значительно ниже, чем закладывалось изначально на этапе выбора и обоснования Решения.

Риски оказывают очень существенное влияние на конечную Ценность Решения.

Очевидно, что открывающиеся в процессе работы непредвиденные Возможности, могут, наоборот, заметно улучшить Ценность Решения, либо позволить его реализовать с серьезной экономией ресурсов.

С другой стороны, Потребность является инициатором проведения Изменений в Организации, тем самым порождая новые Риски.

Таким образом мы видим очень тесную связь понятия «Риск» с такими Базовыми понятиями, как «Потребность», «Решение», «Ценность».