Планирование распределения сотрудников между проектами

Некоторое время назад, взяв на себя роль руководителя проектного офиса я столкнулся с необходимостью наладить учет и планирование распределения сотрудников между проектами.

На тот момент отсутствие такого контроля приводило к простоям сотрудников и к появлению сотрудников, оставленных без присмотра — т.е. таких, работу которых никто не контролировал, да и вообще было не совсем понятно, чем они сейчас занимаются.

Проблема решалась в следующих условиях:

• Исторически сложилось так, что для управления проектами мы используем несколько несвязанных друг с другом систем. Зависит это от заказчиков, поэтому изменить мы тут ничего не можем. Т.е. нет одной единой системы, где можно посмотреть план загрузки всех сотрудников по компании.
• Компания ориентирована на средние и крупные проекты, длительностью от нескольких недель, так что ситуация, когда сотрудник в течении недели переводится между несколькими проектами случается не часто.

Для того, чтобы наладить учет и планирование я организовал еженедельное заполнение матрицы участия сотрудников в проектах — на мой взгляд довольно очевидное решение.

Матрица заполняется в Excel в течении недели на следующую неделю и согласовывается с руководителями проектов.

Слева в матрице перечислены все сотрудники компании, сверху — клиенты (или проекты).

На пересечении мы ставим процент участия человека в каждом проекте на следующей неделе.

Справа (в колонке Итого) выполняется автоматический подсчет суммарной загрузки сотрудника.
Если сумма загрузки равно 100%, то считается что загрузка сотрудника запланирована успешно и поле подсвечивается зелены цветом.
Если сумма загрузки равно 0%, то это означает что у сотрудника нет задач и поле подсвечивается красным цветом.
Если сумма загрузки больше 0 и меньше 100, то это значит что сотрудник простаивает часть времени и поле подсвечивается желтым цветом.

Появление красных и желтых полей является сигналом к тому, что необходимо обратить внимание на загрузку данного сотрудника и поискать для него задачи.

В поле Примечание для справки указано основное направление деятельности сотрудника на предстоящей неделе.

Внизу таблицы приводится суммарная загрузка сотрудников по проекту либо клиенту.

Это позволяет оценить степень диверсификации компании — на приведенной ниже круговой диаграмме видно, как распределены ресурсы компании между проектами

С течением времени можно отследить прогресс изменения распределения ресурсов между клиентами.

Такой простой инструмент позволил через некоторое время решить текущие проблемы:

• Полностью избавиться от простоев
• Устранить понятие «безхозный» сотрудник
• Отобразить степень диверсификации

Я думаю что по с ростом компании инструмент может потерять актуальность и потребовать более сложного решения, но на данном этапе это работает.