Про аналитическую многозадачность

 Когда я стала работать аналитиком на нескольких проектах сразу, то заметила, что на переключение между задачами у меня уходит очень много времени. Как же так, ведь раньше у меня прекрасно получалось быстро и эффективно переключаться между разными проектами?! Краткий анализ показал, что раньше мои переключения обычно были менеджерскими: приходит запрос, быстро вспоминаю контекст проекта, узнаю суть проблемы (запроса), разруливаю ее так, чтоб дело не стояло, а если дело серьезное, то прикидываю трудозатраты и называю срок, когда могу дать ответ. Следующий! А серьезные аналитические задачи с погружением обычно делались вечером, когда народ уже разошелся, и никто не мешает думать.  Но при работе аналитиком так не получается, там думать надо уже сейчас, и 8 часов в день, не взирая на почту, фоновый шум офиса и все остальное. Призвав на помощь навыки системного анализа и знания тайм-менеджмента, у меня получилось снизить остроту проблемы, осознав и изменив следующие моменты:

1. На проекты мое время выделяется в виде % недельных трудозатрат. Т.к. выдержать  планы вида «этот день я занимаюсь только проектом А, а завтра уйдет на проект Б» не получается (встречи назначают в любое свободное по календарю время), то к концу недели у меня обычно накапливалось напряжение — а не слишком ли много времени отдано проекту В, ой, опять не хватило времени на проект Д. С учетом того, что некоторым проектам доставалось 10% времени (это 4 часа), из которых допустим 1 час — это встреча, а в этот день по проекту больше сделать ничего не удается, это действительно нервирует. Решением стал xls-файл учета времени, заполняемый каждый день. В этом файле есть столбцы под каждый день недели, и строки для каждой задачи, с автосуммами по проектам. И там же есть формулы для автоматического подсчета текущего % потраченного времени и плановые показатели. Если я  заполняю его раз в день (самое позднее утром следующего дня), то я вижу, когда реальные показатели критически сильно отличаются от плановых, и могу как-то влиять на процесс. И мне становится спокойней! Распределение времени по нескольким проектам/ключевым областям так же встречается в тайм-менеджменте и у Стивена Кови, так что табличку можно использовать не только для рабочих проектов.
2. Когда стало понятно, куда уходит время, и появилась возможность регулировать этот процесс, стало легче. Но кроме потраченного времени есть еще и результат, ради которого все это делается. А когда кусочки времени маленькие (0.5 — 3 часа), то очень легко заблудиться и за соснами не увидеть леса. И тут на помощь пришла идея из книжки для менеджеров проектов: «писать отчет о результатах работы за неделю надо в начале недели: если он будет уже готов, то хотя бы для того, чтоб его не переделывать, ты постараешься выполнить все, что там написано.» Идея хорошая, хотя и идеалистическая. У меня она преобразовалась и используется в следующем виде: в конце недели я планирую задачи на следующую. (ну ладно, вру, обычно это происходит утром в понедельник, но я стремлюсь передвинуть планирование на предыдущую пятницу). Обычно план выглядит следующим образом: лист бумаги А4, сложенный пополам, на нем обычной ручкой — название проекта, под ним список задач, который надо сделать, следующий проект — следующий список задач. Списки  при составлении обычно не нумеруются, задачи в них не сортируются. После того, как задачки набросаны, хорошо бы проверить, укладываются ли они в выделенное время. Иногда я это делаю, иногда оставляю так, подкорректируется в течении недели. А дальше начинается выполнение задач согласно выделенной процентовке времени. Проект А? так, что там у нас из задач? Ага, эту вперед, эту потом, сделали, ставим галочку. Уже к середине недели обычно понятно, все ли идет по плану, при необходимости план можно подрихтовать, и опять-таки нервы в порядке — процесс регулируем!
3. И тут вроде бы уже все чудесно, и распределением времени мы управляем, и задачи выделены, но все равно остались тормоза на переключениях между этими задачами.Здесь помогли папочка и переезд в другую комнату. Переезд — это единственное, что обычно может заставить меня прибраться на рабочем столе и убрать сугробы из нужных распечаток, черновиков и записей. А тут еще папка бумажная лежала. И я таки разобрала бумаги и рассортировала их по проектам. Теперь в этой папке лежат несколько коллекций бумаг в бумажных разделителях, на каждом из которых написано название проекта. Когда я начинаю задачу — я вынимаю соответствующую коллекцию бумаг, раскладываю их в нужном порядке и погружаюсь в контекст. Даже если меня вернут в реальность, вспомнить, на чем я остановилась, будет не так сложно, ведь бумаги мне напомнят. А по завершению задачи — выкидываем обработанные, остальные собираем в бумажный пакетик с надписью проекта и складываем в папочку. Все, психологически задача завершена, хвостов нет, память очищена. Такой ритуал на вход и выход из задачи позволяет мне быстро заполнять и освобождать оперативную память и действительно экономит нервы и время.

 Да, конечно, во всех 3 действиях очень важна осознанность, т.е. понимание: кто я, где я, что я сейчас делаю, и зачем все это надо. И не во всех случаях это получается, но процесс идет и улучшения есть. А какие методы многозадачной работы помогают вам?