Опыт организации процесса управления документацией на проекте

Как и обещал ранее на форуме uml2.ru, делюсь с Вами своим опытом организации процесса управления документацией на длительном проекте по разработке системы для одного из крупнейших операторов мобильной связи. Вся проектная документация — это ТЗ и всякого рода руководства на задачи по разработке новой функциональности описанной выше системы.

До сих пор не понимаю, почему мысль всё систематизировать и регламентировать (хотя бы в рамках своего рабочего процесса) не пришла мне в голову ранее… Но, видимо, всему своё время.

Я лишний раз удостоверился в правильности принципа “хочешь что-то или кого-то организовать — начни сначала с себя”. С себя я, собственно, и начал, с описания и оптимизации своего процесса работы с документом. Что немаловажно, идея нашла отклик в лице моего проектного руководителя.

После оценки всех своих возможностей и возможностей использования каких-либо специализированных инструментов для систематизации документации, я решил:
— Организовать единый реестр всей проектной документации, которой за время моего начала работы аналитиком накопилось немало.
— Обобщить все проектные документы на каком-либо едином ресурсе.
— Составить регламент работы с документацией и управления ею на проекте.

На реализацию идеи у меня ушло ровно 2 дня. Теперь все вопросы относительно работы с документами решаются довольно-таки оперативно — путём использования реестра и ссылки на регламент.

Для организации процесса я использовал то, что, как говорится, “рядом, и грех не воспользоваться”. Так как компания, в которой я работаю, специализируется, ко всему прочему, на разработке продуктов на платформе SharePoint, был выбран именно портал SharePoint. Была создана, структурирована и актуализирована единая библиотека проектной документации, распределены права доступа между участниками проекта на уровне папок и на уровне отдельных документов. Реестр документации, который также помещён в общую библиотеку, представляет собой… обычный файл MS Excel, в котором в качестве столбцов выступают необходимые мне атрибуты документа.

Теперь все последние версии документов (в т. ч. регламент и реестр), а также полезные проектные сведения лежат в одном месте, доступ к ним предоставлен только участникам проекта, а правила работы описаны в регламенте. Участники могут (в зависимости от прав) как читать, так и править документ коллективно. Стоит отметить, что при изменении документа поддерживается его версионность. А передавать по почте файлы теперь точно не нужно (раньше было только так).

Таким образом, можно сделать вывод, что шаг в оптимизации работы проектной команды сделан. С чего-то нужно ведь начинать 🙂

Да, еще хотел бы отметить, что такой весомый толчок к действиям, кроме своей цели организовать себя, мне также дала недавно вышедшая книга А. Перерва и В. Ивановой “Путь аналитика”. Кстати, отзыв о ней я уже начал писать и думаю в скором времени сформировать его окончательно.

Оригинал статьи: http://it-analysis.blogspot.ru/2012/02/blog-post.html